RETNINGSLINJER FOR STUDENTSOSIALE MIDLER

 

GENERELT

Formål
Et levende og mangfoldig studentsosialt tilbud er viktig for det totale læringsmiljøet. Derfor ønsker Velferdstinget i Agder (VT) at de studentsosiale midlene brukes til å skape grobunn for nye studentaktiviteter, og til å opprettholde de eksisterende studentaktivitetene. Det gjøres oppmerksom på at studentaktivitetene ikke nødvendigvis skal få fullfinansiert driften.

Hvem kan søke?
Alle studentaktiviteter ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler.

Studentaktiviteter som søker må ha et eget organisasjonsnummer, de må ha velferd for studenter i sitt formål og minst 2/3 av lddlemmene må være semesterregistret ved en av SiA sine medlemsinstitusjoner.

Det stilles krav om at studentaktiviteten fører regnskap, og at de på kort varsel kan fremlegge regnskap m/billag for Fordelingsutvalget (FU). Studentaktiviteter som får driftsmidler hos sine moderorganisasjoner, vil vurderes særskilt for tildeling av driftsmidler.

Alle studentaktiviteter oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli ”straffet” for å ha innhentet for eksempel sponsormidler.

De øverste studentdemokratiene ved de forskjellige institusjonene, samt VT, kan også søke midler. Disse er unntatt kriteriene for søknad til driftsmidler, se eget kapittel i slutten av dette dokumentet.

Vi vet at noen av studentaktivitetene har hatt problemer med å lage regnskap og budsjett, så FU har laget forslag til en enkel mal man kan bruke:

FU-malene

Mal-info

PROSEDYRE

Søknad
Studentsosiale midler deles i to kategorier: driftsmidler og investeringsmidler. Søknad om midler må foreligge på standard søknadsskjema. Det finnes ett skjema for driftsmidler og ett for investeringsmidler. Søknaden kan sendes inn via nettsidene til VT.

Søknadsfrist er 5. april og 5. oktober. Ved søknad om driftsmidler søkes det for det påfølgende semesteret.

I ekstraordinære tilfeller kan FU behandle søknader om driftsmidler utenom vanlige frister. Endelig vedtak gjøres av Arbeidsutvalget. VT orienteres i etterkant.

Studentaktiviteter som har mottatt midler fra VT skal utarbeide en rapport hvor det skal dokumenteres hva pengene er brukt til. Rapporten sendes til VT-konsulent for arkivering.

 

Søknadsbehandling: 
De innkomne søknader systematiseres og stilles opp av FU.

Driftsmidler fordeles på følgende måte: FU går gjennom alle søknader og utarbeider en innstilling til fordeling, som behandles av VT

Studentaktiviteter som har søkt om driftsmidler har mulighet til å uttale seg skriftlig til VT om innstillingen. Skjema for dette finner du her.

Forslag til fordeling av driftsmidlene behandles av VT.

Studentaktivitetene skal få tilsendt en komplett oversikt over hvem som har søkt om midler, og hva de har blitt tildelt innen to (2) uker etter tildeling er vedtatt i VT.

Den vedtatte fordelingen av driftsmidler kommer til utbetaling senest to uker før semesterstart. 

For å få utbetalt vedtatte investeringsmidler må kostnadene dokumenteres til VT innen et år etter vedtak. Hvis dette ikke skjer, annulleres tildelingen og midlene tilfaller det studentsosiale fondet.

 

 

SØKEKRITERIER FOR DRIFTSMIDLER OG INVESTERINGSMIDLER

Driftsmidler

De fleste studentaktiviteter har daglige utgifter til kontorhold. Dette kan dreie seg om frimerker, konvolutter, skrivesaker m.m.

Driftsutgiftene vil kunne variere noe fra studentaktivitet til studentaktivitet.
Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles:

  1. Legge ved budsjett for perioden det søkes for
  2. Legge ved regnskap for de to (2) foregående periodene
  3. Legge ved medlemsoversikt og aktivitetsnivå

Med medlemsoversikt menes det fullt navn på alle medlemmer, studentnummer og tilhørende utdanningsinstitusjon. På de av medlemmene som ikke er studenter er det tilstrekkelig med fullt navn.

Når det gjelder transport kan det søkes for inntil 1000 kroner per semester for utstyrstransport som har vesentlig grad av nødvendighet for studentaktiviteten. Dette skal begrunnes fra studentaktiviteten, og rimeligste reisealternativ skal benyttes.

Investeringsmidler
Fra tid til annen får de fleste aktiviteter behov for investeringer av mer varig, og svært ofte mer kostbar karakter. Det kan for eksempel dreie seg om uniformer, instrumenter, noter osv. Innkjøp av T-skjorter regnes også som investering.

Kvittering må leveres etter innkjøp er gjennomført. Ved likviditetsmangel kan regning sendes VT etter at søknad er innvilget. VT kan ikke betale regningen om beløpet er høyere enn innvilget støtte.

Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles:

  1. Det skal legges ved budsjett for inneværende periode
  2. Legge ved regnskap for de to (2) foregående periodene
  3. Komplett medlemsoversikt, med fullt navn på alle medlemmer, studentnummer og tilhørende utdanningsinstitusjon. På de av medlemmene som ikke er studenter er det tilstrekkelig med fullt navn. Linjeforeninger er unntatt kravet om å gi fullstendige medlemslister.
  4. Dersom søknadssummen overstiger kr. 3.500,- skal det legges ved tilbud fra minst to leverandører.
  5. Aktiviteten skal selv forsøke å finne rimeligst mulig alternativ for investeringen det søkes om.
  6. Ved søknader over 50 000 kroner per semester, skal studentaktiviteten vise til at de selv fremskaffer 10 % av total investeringssum.

Det gis ikke støtte til

Det er satt enkelte klare begrensninger i forhold til hva man ikke gir støtte til:

  1. Mat og drikke
  2. Utgifter til mobil eller fasttelefon
  3. Sosiale arrangementer
  4. Faglig aktivitet
  5. Honorar eller lønnsutgifter (med unntak av godtgjørelse til dirigentlønn med en øvre grense på kroner 10.000,- pr. semester)
  6. Gaver – Verken til eksterne eller interne formål.
  7. Lisenser for enkeltmedlemmer – det er å beregne som en privat utgift.

Ved tvil om en søknad er berørt av et av punktene kan FU komme med en tolkning. Vedtaket kan klages til VT.

Det søkes kun for ett semester av gangen. Det er mange tilskuddsberettigede, vær derfor moderat når dere setter opp tallene i søknadsskjemaet.

Vær også oppmerksom på at VT forbeholder seg retten til å ta i bruk de sanksjonsmuligheter som er nærmere beskrevet i vedtektene § 16.2 Sanksjonsmuligheter.


Spesifisering av retningslinjer:

  • Domeneleie/nettsted: opptil 500 kroner i semesteret.
  • Nettbank m/gebyrer: opptil 500 kroner i semesteret.
  • Kontorrekvisita: opptil 500 kroner i semesteret.
  • Kopiering: opptil 500 kroner i semesteret.
  • Liga/turnering: kan dekke hele avgifter per semester, per aktivitet.
  • Roll ups/flagg opptil 1500 kroner

Ved særskilte behov kan FU gi unntak for gitte spesifiseringer.

De øverste studentdemokratiene ved de ulike institusjonene

De øverste studentdemokratiene ved de ulike institusjonene er unntatt kriteriene for søknad til driftsmidler. Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller for et kalenderår. FU avgjør søknaden. Vedtaket kan klages til VT.

Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16
Revidert av Velferdstinget i Agder 18.10.16
Revidert av Velferdstinget 15.03.17
Revidert av Velferstinget 13.09.17