Reglement

§1 Virkeområde

Dette valgreglementet gjelder for valg av studentrepresentanter til:

  • Arbeidsutvalget til Velferdstinget
  • Fordelingsutvalget til Velferdstinget
  • Valgkomiteen til Velferdstinget
  • Styret til Studentsamskipnaden i Agder (SiA)
  • SiA-styreleder
  • SiA Kulturfond
  • UGA-leder

§2 Gjennomføring av valg

§2.1 Valgform
Velferdstinget velger studentrepresentanter til SiA-styret, Sia-styreleder, UGA-leder og Fordelingsutvalget i november, og til Arbeidsutvalget og Valgkomiteen i mai. Velferdstingets representanter utgjør valgforsamlingen, og har de samme rettigheter og plikter som ved andre møter i Velferdstinget.

§2.2 Stemmerett
Velferdstingets faste representanter har stemmerett ved valget. Vara kalles inn ved forfall, og får stemmerett på lik linje som en fast representant.

§2.3 Utlysning
Alle verv skal utlyses minst åtte uker før valgforsamling avholdes. I utlysning skal det gjøres rede for regler vedrørende fremming av kandidatur, frister og informasjon om de ulike verv.

§2.4 Innkalling
Innkalling til valgforsamlingene skal sendes ut til de faste representantene og deres vararepresentanter pr. e-post to uker før valgene skal avholdes. I innkallingen skal det gå frem hvem som er kandidater til de ulike vervene.

§2.5 Presentasjon
Valgkomiteens innstilling, fullstendig kandidatliste og kort presentasjon av alle kandidatene skal sendes ut til VT-representantene og kandidatene en uke før valgforsamlingens begynnelse. Ved valg begrunner valgkomiteen sin innstilling muntlig først, deretter får kandidatene mulighet til å holde en valgtale på inntil fem minutter. Etter hver valgtale får valgforsamlingen mulighet til å stille hver kandidat spørsmål i inntil fem minutt. Valgtalene skal avholdes uten andre kandidater til stede.

§2.6 Stemmegivning
Stemmegivning ved personvalg foregår hovedsakelig skriftlig, og alltid hvis minst en representant krever det. Hvis valgforsamlingen enstemmig ser det som formålstjenlig, kan valget avgjøres ved akklamasjon.

§2.7 Flertallskrav
Studentrepresentantene velges med absolutt flertall (mer enn 50% av de avgitte stemmene).

§2.8 Stemmelikhet
Dersom det stiller flere enn to kandidater til samme verv kan det være nødvendig å avholde valget i flere runder. Dersom ingen av kandidatene oppnår absolutt flertall etter første valgrunde strykes den kandidaten med færrest stemmer. Dersom flere kandidater sammenlagt ikke oppnår mer enn 50 % av stemmene kan alle disse strykes av listen. Dette regnes ut ved å legge sammen stemmene gitt til kandidaten med færrest stemmer, sammen med stemmene gitt til kandidaten med nest færrest stemmer osv. Denne prosessen gjentas til det kun står to kandidater igjen, eller én kandidat har oppnådd absolutt flertall.

Dersom det oppstår stemmelikhet når 2 kandidater gjenstår holdes én ekstra avstemming. Dersom det fortsatt er stemmelikhet vedtas innstillingen fra valgkomiteen. Hvis ingen av de gjenværende kandidatene er innstilt av valgkomiteen avholdes det loddtrekning.

§2.9 Suppleringsvalg
Dersom en studentrepresentant i et verv valgt av Velferdstinget trekker seg, skal det suppleres inn en ny representant. Hvis vervet har en vararepresentant, rykker vararepresentanten opp, og ny vara suppleres inn.

Ved supplering skal valgkomiteen utlyse stillingen via VT sine offentlige kanaler og ved mail til VT så fort det er mulig etter man er underrettet om behov for supplering. Ved suppleringsvalg kan man fravike kravene i

§2.10 Utlysning

Det er valgkomiteen som innstiller på en ny representant til det aktuelle vervet, og Velferdstinget som velger den nye representanten.

Dersom krav til representasjon gjør at vedtaket ikke kan vente, har Valgkomiteen i samråd med leder av Arbeidsutvalget, fullmakt til å supplere inn nye studentrepresentanter. Velferdstinget tar stilling til om de vil godkjenne representanten neste gang det trer sammen.
Om det ikke er nok kandidater til alle faste plasser på en valgforsamling, får Valgkomiteen ansvar for å supplere inn representanter. Velferdstinget tar stilling til om de vil godkjenne representanten neste gang det trer sammen.
Suppleringer skal informeres om til VT snarest etter at de er utført.

§3 Valgbarhet

§3.1 Krav
Alle som skal stille til valg, må være registrert som student ved en av Samskipnadens medlemsinstitusjoner i valgsemesteret.

§3.2 Oppmelding av kandidatur
For å bli tatt med i Valgkomiteens innstillingsarbeid, skal kandidatur være meldt skriftlig av kandidaten selv til sekretariatet senest 21 dager før valget. Man kan melde sitt kandidatur helt fram til valgtidspunktet, men etter denne fristen har kandidatene ikke krav på å bli vurdert av valgkomiteen. Man er ikke avhengig av denne vurderingen for å stille til valg. Valgkomiteen kan velge å inkludere kandidatene i sitt innstillingsarbeid også når fristen er gått ut dersom de finner det hensiktsmessig.

§3.3 Inhabilitet
Valgkomiteens medlemmer kan stille til valg, men blir inhabile i søknad, intervju og innstillingsarbeidet til det aktuelle vervet.

§3.4 Trekking av verv
Dersom en representant ønsker å trekke seg fra sitt verv, skal dette skje skriftlig til Velferdstinget ved Sekretariatet.

§4 Særskilte regler

Velferdstinget i Agder kan ikke regulere styringsforholdene til SiA.

§4.1 SiA-styret
Til SiA-styret skal det velges en representant for to år og tre representanter for ett år, og fem vararepresentanter. Totalt er det fem faste studentrepresentanter i SiA-styret og fem vararepresentanter. Den kandidaten som får flest stemmer, velges for to år hvis han eller hun samtykker. Dersom den som får flest stemmer ikke ønsker å sitte i to år går tilbudet til neste på listen med høyest antall stemmer frem til en eventuelt samtykker.

§4.2 SiA-styreleder
Etter valg av SiA-styret velger Velferdstinget av de valgte representantene, særskilt en styreleder av Studentsamskipnaden i Agder.

§4.3 SiA Kultufond
VT velger én studentrepresentant til SiA Kulturfond og en vararepresentant til SiA Kulturfond.

§4.4 UGA
VT velger annethvert år en leder av Uga.

§5 Gyldighet

Dersom det er motstrid mellom dette reglementet og Lov om universiteter og høgskoler eller Lov om studentsamskipnader, gjelder de nevnte lover framfor dette reglementet.

§6 Reglement

Disse reglene trer i kraft fra 25.oktober 2006, og gjelder til annet vedtas i Velferdstinget.

Revidert: 14.11.2007

Endret 12.05.10

Endret: 09.05.12

Endret: 03.04.13

Endret: 18.10.16

Endret 15.03.17

Endret 14.03.18

Endret 18.09.19

§1 Virkeområde

Dette økonomireglementet beskriver hovedreglene for den økonomiske styringen av Velferdstinget i Agder (VT). Reglementet beskriver rettigheter og plikter som gjelder for de økonomiske ressursene, oppfølging av budsjett og delegering av myndighet. 

§2 Studentsosiale midler

SiA-styret vedtar midler til VT, VT tar ut en andel til lønn og drift – resten går til fondet for studentsosiale midler og faglige arrangement. Studentsosiale midler tildeles etter retningslinjer for studentsosiale midler og faglige arrangement tildeles etter tildelingsreglement for faglige arrangement. Unntak gjøres for oppstartsmidler og ekstraordinære tildelinger. 

§2.1 Ansvarsfordeling   

§2.1.1 Velferdstinget 
Velferdstinget disponerer tilgjengelige midler gjennom å vedta budsjett på kalenderårets siste møte og godkjenne regnskap i løpet av vårsemesteret. Vedtak gjort i Velferdstinget er bindende for all drift i VT.  

Velferdstinget sine representanter kan etterspørre informasjon og oversikt over regnskap.  

Budsjett kan revideres på ethvert ordinært VT-møte. Arbeidsutvalget (AU) kan revidere Velferdstingets budsjettvedtak kun når endrede betingelser eller nye opplysninger gjør det nødvendig. Dette kan kun gjøres gjennom enstemmig vedtak i AU, hvorpå VT orienteres på neste møte.Budsjett skal inneholde driftskostnader for AU og VT.  

§2.1.2 Arbeidsutvalget 
AU disponerer VT sine midler etter retningslinjer i budsjett. Budsjettvedtak skjer etter innstilling fra Arbeidsutvalget og simpelt flertall i Velferdstinget.Leder er økonomiansvarlig i AU. Leder har det overordnede ansvaret for å holde de økonomiske ressursene innenfor vedtak fattet av VT, i samarbeid med Organisasjonskonsulent/Studentsamskipnaden i Agder (SiA). Godkjenning av utgifter gjennomføres av leder, men der leder selv har utgifter, må en av nestlederne godkjenne dette. Leder og politisk nestleder har individuell signaturrett og kan dermed godkjenne utbetalinger på vegne av organisasjonen. Org.kons har fullmakt til å administrere utbetaling av studentsosiale midler. Alle i AU har et ansvar for å følge vedtatte retningslinjer fra VT.  

§2.1.3 Fordelingsutvalget 

FU gjennomgår og setter innstillinger på søknadene om studentsosiale midler. FU foretar også sporadiske kontroller på regnskapene til studentaktivitetene og linjeforeningene.  

§3 Regnskap og rapportering

Daglig drift i form av bilag, faktura, kvittering m.m. blir sendt av Org. Kons til SiA. Regnskap blir også ført av SiA. Når regnskapet er fullført blir dette videresendt til AU for så å bli lagt frem til og godkjent av VT.  

§4 Utgifter mat og drikke 

Alle utgifter tilknyttet mat og drikke skal klareres med leder av AU. Mat og drikke dekkes etter gjeldende diettsatser til Statens satser.  

VT-møter har servering av mat og drikke. Utgifter til mat ved øvrige møter skal godkjennes av simpelt flertall i AU.   

§5 Reise og konferanse   

§5.1 Alle reiser som gjøres på vegne av VT skal godkjennes av leder av Arbeidsutvalget. Ved forespørsel skal det legges frem estimerte kostnader ved reisen/konferansen. 

§5.2 Alle reiser og opphold skal etterstrebes å gjøres på billigst mulig måte og være mest mulig bærekraftig. Disse prioriteringene må vurderes opp mot øvrige ressurser og tidsbruk. Reiser som tar mindre enn7 timer uten fly, skal tas uten fly med mindre det fører til særdeles stor ulempe for den reisende eller en urimelig merkostnad, i så fall må unntak vedtas enstemmig av AU.          

§5.3 Velferdstinget setter opp fellestransport der det er hensiktsmessig. 

§5.4 I tilfeller hvor privat bil benyttes skal dette begrunnes og godkjennes av leder iAU.Bilgodtgjørelse dekkes etter Statens satser.  

§5.5 I tilfeller hvor bruk av taxi finner sted skal dette begrunnes og være godkjent av leder av AU. 

§5.6 Reiseregning fylles ut på eget skjema og relevante bilag må legges ved. Reiseregninger må sendes inn innen rimelig tid

§6 Innkjøp av varer og tjenester

§6.1 Alle innkjøp gjort i regi av VT skal godkjennes av leder av AU.

§6.2 I tilfeller hvor innkjøp ikke inngår i rutinemessig art eller ikke inngår direkte i budsjettet skal VT konsulteres. Ved innkjøp over 10.000 skal pristilbud fra flere  aktører hentes inn.

§6.3 Alle innkjøp gjort i regi av Velferdstinget skal etterstrebe miljøvennlighet og  etiske hensyn. Dette må til enhver tid vurderes opp mot økonomiske hensyn. 

§7 Ansettelser 

§7.1 Ved ansettelse skal det opprettes en formell standard kontrakt  mellom arbeidstaker og leder av AU.

§7.2 Ved ansettelse av permanente stillinger i Velferdstinget i Agder er det VT som  vedtar opprettelsen av disse. 

§7.3 AU har mulighet å opprette kortere vikariat og engasjement i inntil 2 måneder.

Arbeid innenfor denne lengden må VT orienteres om på neste møte. Arbeid utenfor  denne lengden må vedtas av VT. 

§8 Gyldighet

Ved uklarheter eller behov for tolkning er det VT som har definisjonsrett. 

Dersom noe i dette dokumentet motstrider Lov om universiteter og høgskoler eller Lov om studentsamskipnader, gjelder de nevnte lover framfor dette reglementet 

§9 Reglement 

Disse reglene trer i kraft fra 21.10.2020, og gjelderfrem til annet vedtas i VT.