Økonomireglement

§1 Virkeområde

Dette økonomireglementet beskriver hovedreglene for den økonomiske styringen av Velferdstinget i Agder (VT). Reglementet beskriver rettigheter og plikter som gjelder for de økonomiske ressursene, oppfølging av budsjett og delegering av myndighet.

§2 Studentsosiale midler

SiA-styret vedtar midler til VT, VT tar ut en andel til lønn og drift – resten går til fondet for studentsosiale midler og faglige arrangement. Studentsosiale midler tildeles etter retningslinjer for studentsosiale midler og faglige arrangement tildeles etter tildelingsreglement for faglige arrangement. Unntak gjøres for oppstartsmidler og ekstraordinære tildelinger.

§2.1 Ansvarsfordeling

§2.1.1 Velferdstinget

Velferdstinget disponerer tilgjengelige midler gjennom å vedta budsjett på kalenderårets siste møte og godkjenne regnskap i løpet av vårsemesteret. Vedtak gjort i Velferdstinget er bindende for all drift i VT. Velferdstinget sine representanter kan etterspørre informasjon og oversikt over regnskap.

Budsjett kan revideres på ethvert ordinært VT-møte. Arbeidsutvalget (AU) kan revidere Velferdstingets budsjettvedtak kun når endrede betingelser eller nye opplysninger gjør det nødvendig. Dette kan kun gjøres gjennom enstemmig vedtak i AU, hvorpå VT orienteres på neste møte. Budsjett skal inneholde driftskostnader for AU og VT.

§2.1.2 Arbeidsutvalget

AU disponerer VT sine midler etter retningslinjer i budsjett. Budsjettvedtak skjer etter innstilling fra Arbeidsutvalget og simpelt flertall i Velferdstinget. Leder er økonomiansvarlig i AU. Leder har det overordnede ansvaret for å holde de økonomiske ressursene innenfor vedtak fattet av VT, i samarbeid med Organisasjonskonsulent/Studentsamskipnaden i Agder (SiA). Godkjenning av utgifter gjennomføres av leder, men der leder selv har utgifter, må en av nestlederne godkjenne dette. Leder og politisk nestleder har individuell signaturrett og kan dermed godkjenne utbetalinger på vegne av organisasjonen. Org.kons har fullmakt til å administrere utbetaling av studentsosiale midler. Alle i AU har et ansvar for å følge vedtatte retningslinjer fra VT.

§2.1.3 Fordelingsutvalget

FU gjennomgår og setter innstillinger på søknadene om studentsosiale midler. FU foretar også sporadiske kontroller på regnskapene til studentaktivitetene og linjeforeningene.

§3 Regnskap og rapportering

Daglig drift i form av bilag, faktura, kvittering m.m. blir sendt av Org. Kons til SiA. Regnskap blir også ført av SiA. Når regnskapet er fullført blir dette videresendt til AU for så å bli lagt frem til og godkjent av VT.

§4  Utgifter mat og drikke

Alle utgifter tilknyttet mat og drikke skal klareres med leder av AU. Mat og drikke dekkes etter gjeldende diettsatser til Statens satser.

VT-møter har servering av mat og drikke. Utgifter til mat ved øvrige møter skal godkjennes av simpelt flertall i AU.

§5 Reise og konferanse

§5.1 Reiser

Alle reiser som gjøres på vegne av VT skal godkjennes av leder av Arbeidsutvalget. Ved forespørsel skal det legges frem estimerte kostnader ved reisen/konferansen.

§5.2 Bærekraft

Alle reiser og opphold skal etterstrebes å gjøres på billigst mulig måte og være mest mulig bærekraftig. Disse prioriteringene må vurderes opp mot øvrige ressurser og tidsbruk. Reiser som tar mindre enn7 timer uten fly, skal tas uten fly med mindre det fører til særdeles stor ulempe for den reisende eller en urimelig merkostnad, i så fall må unntak vedtas enstemmig av AU.

§5.3 Fellestransport

Velferdstinget setter opp fellestransport der det er hensiktsmessig.

§5.4 Privat transport

I tilfeller hvor privat bil benyttes skal dette begrunnes og godkjennes av leder i AU. Bilgodtgjørelse dekkes etter Statens satser.

§5.5 Taxi

I tilfeller hvor bruk av taxi finner sted skal dette begrunnes og være godkjent av leder av AU.

§5.6 Reiseregning

Reiseregning fylles ut på eget skjema og relevante bilag må legges ved. Reiseregninger må sendes inn innen rimelig tid.

§6  Innkjøp av varer og tjenester

§6.1 Innkjøp

Alle innkjøp gjort i regi av VT skal godkjennes av leder av AU.

§6.2 Ekstraordinære innkjøp

I tilfeller hvor innkjøp ikke inngår i rutinemessig art eller ikke inngår direkte i budsjettet skal VT konsulteres. Ved innkjøp over 10.000 skal pristilbud fra flere aktører hentes inn.

§6.3 Bærekraft

Alle innkjøp gjort i regi av Velferdstinget skal etterstrebe miljøvennlighet og etiske hensyn. Dette må til enhver tid vurderes opp mot økonomiske hensyn.

§7 Ansettelser

§7.1 Kontrakt

Ved ansettelse skal det opprettes en formell standard kontrakt mellom arbeidstaker og leder av AU.

§7.2 Permanente stillinger

Ved ansettelse av permanente stillinger i Velferdstinget i Agder er det VT som vedtar opprettelsen av disse.

§7.3 Midlertidige engasjement

AU har mulighet å opprette kortere vikariat og engasjement i inntil 2 måneder.

Arbeid innenfor denne lengden må VT orienteres om på neste møte. Arbeid utenfor denne lengden må vedtas av VT.

§8 Gyldighet

Ved uklarheter eller behov for tolkning er det VT som har definisjonsrett.

Dersom noe i dette dokumentet motstrider Lov om universiteter og høgskoler eller Lov om studentsamskipnader, gjelder de nevnte lover framfor dette reglementet

§9 Reglement

Disse reglene trer i kraft fra 21.10.2020, og gjelder frem til annet vedtas i VT.