Studentsosiale midler

Et levende og mangfoldig studentsosialt tilbud er viktig for det totale læringsmiljøet. Derfor ønsker Velferdstinget i Agder (VT) at de studentsosiale midlene brukes til å skape grobunn for nye studentaktiviteter, og til å opprettholde de eksisterende studentaktivitetene. Det gjøres oppmerksom på at studentaktivitetene ikke nødvendigvis skal få fullfinansiert driften.

Skjema for uttalelser fra Studentaktiviteter og linjeforeninger: 

Alle linjeforeninger, studentaktiviteter og studentråd ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler. 

Krav til søkeren:

  • Studentaktiviteten må ha et eget organisasjonsnummer.
  • Studentaktiviteten må ha velferd for studenter i sitt formål.
  • Minst 2/3 av medlemmene må være semesterregistrert ved en av SiA sine medlemsinstitusjoner.
  • Studentaktiviteten må ha en medlemsmasse på minst 8 studenter, og styret må bestå av minst 2 personer med minst 1 leder og 1 i styret med økonomiansvar.
  • Studentaktiviteten må føre regnskap, og dette må på kort varsel kunne fremlegges med billag for Fordelingsutvalget (FU).

OBS! Man trenger ikke være medlem av STA for å kunne søke midler.

Husk at det stilles krav om at studentaktiviteten fører regnskap, og at dette på kort varsel kan fremlegges med billag for Fordelingsutvalget (FU). VT oppfordrer til å stille på søkerkurs som avholdes hvert semester i forkant av søknadsfristen, som er 5. april (for det påfølgende høstsemesteret) og 5. oktober (for det påfølgende vårsemesteret). På dette kurset blir det gjennomgått budsjett, regnskap og søknadsprosessen. Søkerkurset er relevant for alle i studentaktiviteten som er med på å skrive søknaden – ikke bare økonomiansvarlig.

I tillegg oppfordres det til at hver studentaktivitet og linjeforening avholder en grundig overlapp hvor økonomi og søknadsprosess er tema. 

Vi vet at noen av studentaktivitetene har hatt problemer med å lage regnskap og budsjett, og vi er derfor i gang med å utarbeide ny mal. I mellomtiden kan vi anbefale å bruke Studentsamskipnaden i Oslo sin mal: Mal for å sette opp regnskap (excel)

Driftsmidler

Driftsmidler er ment å dekke løpende kostnader til den daglige driften som foregår i løpet av et semester.

Studentaktiviteter som får driftsmidler hos sine moderorganisasjoner, vil vurderes særskilt for tildeling av driftsmidler.

Viktig! Ubrukte driftsmidler skal tilbakebetales innen 12 måneder etter utbetaling. Grunnbevilgning er unntatt dette punktet.

 

Grunnbevilgning

Mange av driftsmidlene går igjen fra semester til semester og er felles for mange som søker om midler, og VT har valgt å samle disse under én søknadspost; grunnbevilgning.

Blant driftsutgifter innvilges en grunnbevilgning på 5500-7500 kroner basert på studentaktivitetens størrelse som etter skjønn kan fordeles av studentforeningens styre til følgende utgifter:

  • Domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita og kopiering
  • Promotering
  • Møtemat
  • Servering på arrangement eller betaling av arrangementsrelaterte utgifter
  • Rollup
  • Profileringstøy til styret, tillitsvalgte eller medlemmer

Viktig! Man skal altså ikke skal søke om disse utgiftene som egne poster i søknaden, ettersom de anses å være dekket av grunnbevilgningen. Man skal kun søke om grunnbevilgning i 1 post i søknaden.

Til disse formålene gis det følgende summer til studentforeninger:

Antall medlemmer i studentforeningen

Støtte man kan søke om

Opptil 30 medlemmer

5500,-

31-50 medlemmer

6500,-

Flere enn 50 medlemmer

7500,-

 

Linjeforeninger kan behandle alle studenter på sin linje som medlemmer i denne beregningen da de har en naturlig medlemsbase i faget de representerer. AU kan etter skjønn bevilge dette til nyoppstartede aktiviteter utenfor ordinær søkeperiode. Krav til medlemstall gjelder ved søknadstidspunkt.

De øverste studentdemokratiene ved de forskjellige institusjonene, kan også søke etter en grunnbevilgning.  De øverste studentdemokratiene som representerer mellom 100 og 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året til generell drift. De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål. Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til. Ytterligere midler må argumenteres for på likt grunnlag som andre studentaktiviteter. Hva pengene blir brukt til skal fremgå i regnskapet. Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år.

Ytterligere midler kan søkes om på ordinært grunnlag.

 

Investeringsmidler

Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som går til investeringer som er mer varige enn et semester og ofte mer kostbare enn de som går til daglig drift.

 

Sammenligning driftsmidler og investeringsmidler

 

Driftsmidler

Investeringsmidler

Når midlene utbetales fra VT

I starten av hvert semester; august og januar.

Når produktet er bestilt. Midlene utbetales enten som direkte betaling av faktura eller som tilbakebetaling av utlegg.

Varighet på det midlene skal dekke

Ett semester. Gjentar seg jevnlig.

Mer langsiktig enn ett semester. Gjelder engangsinnkjøp.

Eksempler på hva midlene kan gå til

Hall-leie, smittevernsutstyr, generell drift.

 

Grunnbevilgning (som innebærer utgifter til: domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita, kopiering, promotering, møtemat, servering på arrangement, rollup, profileringstøy)

Uniformer, instrumenter, noter, kaffemaskin.

Søknad 

Søknad om midler må foreligge på standard søknadsskjema. Det finnes ett skjema for driftsmidler og ett for investeringsmidler. Søknaden kan sendes inn via nettsidene til VT. 

Søknadsfrist er 5. april og 5. oktober. Ved søknad om studentsosiale midler søkes det for det påfølgende semesteret. 

I ekstraordinære tilfeller kan FU behandle søknader om driftsmidler utenom vanlige frister. Endelig vedtak gjøres av Arbeidsutvalget. VT orienteres i etterkant. 

Søkekriterier

Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles: 

  1. Det skal legges ved budsjett for perioden det søkes for.
  2. Det skal legges ved regnskap for de siste 12 månedene.
  3. Det skal legges ved en økonomirapport som dokumenterer hva tidligere midler er brukt til.
  4. Det skal legges ved en aktivitetsrapport som kort beskriver hva foreningen har gjort siden forrige gang de søkte. 
  5. Det skal legges ved komplett medlemsoversikt, med fullt navn på alle medlemmer, studentnummer og tilhørende utdanningsinstitusjon. På de av medlemmene som ikke er studenter er det tilstrekkelig med fullt navn. Linjeforeninger trenger kun å oppgi fullt navn på alle medlemmer i sin medlemsoversikt.
  6. For søknadssummer under kr. 3.500, - skal det legges ved link som beskriver utgiftsposten man søker for. Dersom søknadssummen overstiger kr. 3.500, - skal det legges ved tilbud fra minst to leverandører.
  7. Aktiviteten skal selv forsøke å finne rimeligst mulig alternativ for investeringen det søkes om.
  8. Hvis en investeringspost overstiger 50 000kr, skal studentaktiviteten vise til at de selv fremskaffer 10% av total investeringssum.
  9. Viktig! Dersom det er ønske om at VT skal dekke frakt, toll og moms (ved import) eller andre avgifter må dette komme tydelig frem i søknaden. VT kan ikke uten ekstraordinært vedtak refundere mer enn bevilget beløp.

 

Søknadsskjema finner du her

 

Søknadsbehandling

Alle studentaktiviteter oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli «straffet» for å ha innhentet for eksempel sponsormidler. Å kunne vise til at man fremskaffer egne midler til deler av investeringssummen vil telle positivt i søknadsbehandling uavhengig av søknadsstørrelse.

VT oppfordrer også om å bruke lokale leverandører, samt å tenke på miljø og bærekraft når man velger leverandør. Dette vil bli tatt hensyn til ved tildelingen av studentsosiale midler.

  1. De innkomne søknader systematiseres og stilles opp av FU. 
  2. De studentsosiale midlene fordeles på følgende måte: FU går gjennom alle søknader og utarbeider en innstilling til fordeling, som behandles av VT. 
  3. Studentaktiviteter som har søkt om midler har mulighet til å uttale seg skriftlig til VT om FU sin innstilling. Skjema for dette finner du her
  4. Forslag til fordeling av de studentsosiale midlene behandles av VT. 
  5. Studentaktivitetene skal få tilsendt en komplett oversikt over hvem som har søkt om midler, og hva de har blitt tildelt innen to (2) uker etter tildeling er vedtatt i VT. 
  6. Den vedtatte fordelingen av driftsmidler kommer til utbetaling senest to (2) uker før semesterstart.

 

Dette gis det ikke støtte til

Det er satt enkelte klare begrensninger for hva man ikke gir støtte til:

  1. Mat og drikke.
  2. Alkohol (uten unntak).
  3. Utgifter til mobil eller fasttelefon.
  4. Sosiale arrangementer.
  5. Faglig aktivitet.
  6. Honorar eller lønnsutgifter (med unntak av dirigentlønn med en øvre grense på kr. 10.000,- pr. semester)
  7. Gaver eller reklamegaver – Verken til eksterne eller interne formål.
  8. Lisenser for enkeltmedlemmer – det er å beregne som en privat utgift.

Grunnbevilgningen er unntatt disse punktene. Studentsosiale midler kan aldri gå til alkohol.

Ved tvil om en søknad er berørt av et av punktene kan FU komme med en tolkning. Vedtaket kan klages til VT.

Det søkes kun for ett semester av gangen. Det er mange tilskuddsberettigede, vær derfor moderat når dere setter opp tallene i søknadsskjemaet.

OBS! Vær også oppmerksom på at VT forbeholder seg retten til å ta i bruk de sanksjonsmuligheter som er nærmere beskrevet i retningslinjene for Fordelingsutvalget. (lenke til siden her).

 

Vanlige tildelingsposter

  • Liga/turnering: Dekker inntil én liga eller turnering pr semester. Unntak kan gjøres der deltakelse i turnering er avgjørende for ligaspill.
  • Transport av utstyr som har vesentlig grad av nødvendighet for studentaktiviteten, dette skal begrunnes og rimeligste reisevei skal benyttes: opptil 1000 kroner.

Ved særskilte behov kan FU gi unntak for gitte spesifiseringer.

 

Utbetaling av midler

Etter man har bestilt varen man har fått bevilget penger til så har man 2 alternativer:

  1. Man betaler faktura selv og sender denne, sammen med kvittering til organisatorisk nestleder ved organisatorisk@vt-agder.no
  2. Faktura kan sendes til organisatorisk nestleder, så blir den betalt direkte av VT uten at man trenger å legge ut. Denne løsningen forutsetter at beløpet er likt eller lavere enn bevilget sum.

Viktig! For å få utbetalt vedtatte investeringsmidler må kostnadene dokumenteres til VT innen ett år etter vedtak. Hvis dette ikke skjer, annulleres tildelingen og midlene tilfaller det studentsosiale fondet.

 

Søkerkurs

Kurs som avholdes hvert semester for å hjelpe søkerne med budsjett, regnskap og søknadsprosessen. Dette kurset er relevant for alle i studentaktiviteten som er med på å skrive søknaden – ikke bare økonomiansvarlig.

Økonomirapport

Et dokument som dokumenterer hva tidligere midler er brukt til. For eksempel hvis man holdt et arrangement med talere og aktiviteter, beskriver man hva det kostet, hvor vellykket arrangementet var og hva det hadde å si for foreningen. Dersom man har kjøpt utstyr er det også fint å fortelle hva utstyret er brukt til.

Aktivitetsrapport

Et dokument som beskriver hva foreningen har gjort siden forrige gang de søkte. Medlemmer av STA skriver allerede en slik rapport.

Budsjett

Et dokument som på en oversiktlig måte viser planlagte utgifter og inntekter.

Regnskap

Et dokument som på en oversiktlig måte viser tidligere utgifter og inntekter.

Driftsmidler

Driftsmidler er ment å dekke løpende kostnader til den daglige driften som foregår i løpet av et semester.

Grunnbevilgning

En fast sum man kan få innvilget, basert på studentaktivitetens størrelse. Kan for eksempel gå til rollups, profileringstøy, møtemat og promotering. For komplett liste se kapittelet «Grunnbevilgning».

Investeringsmidler

Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som går til investeringer som er mer varige enn et semester og ofte mer kostbare enn de som går til daglig drift

Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16

Revidert av Velferdstinget i Agder 18.10.16

Revidert av Velferdstinget 15.03.17

Revidert av Velferstinget 13.09.17 

Revidert av Velferdstinget 30.01.19

Revidert av Velferdstinget 29.01.20

Revidert av Velferdstinget 09.02.21 

Revidert av Velferdstinget 21.09.21