Studentsosiale midler

Et levende og mangfoldig studentsosialt tilbud er viktig for det totale læringsmiljøet. Derfor ønsker Velferdstinget i Agder (VT) at de studentsosiale midlene brukes til å skape grobunn for nye studentaktiviteter, og til å opprettholde de eksisterende studentaktivitetene. Det gjøres oppmerksom på at studentaktivitetene ikke nødvendigvis skal få fullfinansiert driften.

Søknadsskjema for Studentsosiale midler

Retningslinjer for studentsosiale midler: 

Alle linjeforeninger, studentaktiviteter og studentråd ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler. 

Studentaktiviteter som søker må ha et eget organisasjonsnummer, de må ha velferd for studenter i sitt formål og minst 2/3 av medlemmene må være semesterregistret ved en av SiA sine medlemsinstitusjoner. Studentforeningen må ha en medlemsmasse på minst 8 studenter, og styret må bestå av minst 2 personer med minst en leder og en i styret med økonomiansvar. Studentaktiviteter som ikke er medlem i STA, må i tillegg levere en aktivitetsrapport ved hver søknad som kort beskriver hva foreningen har gjort siden forrige gang de søkte. 

Det stilles krav om at studentaktiviteten fører regnskap, og at de på kort varsel kan fremlegge regnskap m/billag for Fordelingsutvalget (FU). Studentaktiviteter som får driftsmidler hos sine moderorganisasjoner, vil vurderes særskilt for tildeling av driftsmidler. 

Alle studentaktiviteter oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli ”straffet” for å ha innhentet for eksempel sponsormidler. 

Søknadsskjema finner du her 

Velferdstinget oppfordrer til å stille på Velferdstingets søkerkurs som avholdes hvert semester. I tillegg oppfordres det til at hver studentaktivitet og linjeforening avholder en grundig overlapp hvor økonomi og søknadsprosess er tema. 

Velferdstinget oppfordrer også om å bruke lokale leverandører, samt å tenke på miljø og bærekraft når man velger leverandør. Dette vil bli tatt hensyn til ved tildelingen av studentsosiale midler. 

Vi vet at noen av studentaktivitetene har hatt problemer med å lage regnskap og budsjett, og vi er derfor i gang med å utarbeide ny mal, i mellomtiden kan vi anbefale å bruke Studentsamskipnaden i Oslo sin mal: Mal for å sette opp regnskap (excel) 

Søknad 
Studentsosiale midler deles i to kategorier: driftsmidler og investeringsmidler. Søknad om midler må foreligge på standard søknadsskjema. Det finnes ett skjema for driftsmidler og ett for investeringsmidler. Søknaden kan sendes inn via nettsidene til VT. 

Søknadsfrist er 5. april og 5. oktober. Ved søknad om driftsmidler søkes det for det påfølgende semesteret. 

I ekstraordinære tilfeller kan FU behandle søknader om driftsmidler utenom vanlige frister. Endelig vedtak gjøres av Arbeidsutvalget. VT orienteres i etterkant. 

Studentaktiviteter som har mottatt midler fra VT skal utarbeide en rapport hvor det skal dokumenteres hva pengene er brukt til. Rapporten sendes til organisatorisk nestleder i VT for arkivering. 

Søknadsbehandling:  
De innkomne søknader systematiseres og stilles opp av FU. 

Driftsmidler fordeles på følgende måte: FU går gjennom alle søknader og utarbeider en innstilling til fordeling, som behandles av VT 

Studentaktiviteter som har søkt om driftsmidler har mulighet til å uttale seg skriftlig til VT om innstillingen. Skjema for dette finner du her

Forslag til fordeling av driftsmidlene behandles av VT. 

Studentaktivitetene skal få tilsendt en komplett oversikt over hvem som har søkt om midler, og hva de har blitt tildelt innen to (2) uker etter tildeling er vedtatt i VT. 

Den vedtatte fordelingen av driftsmidler kommer til utbetaling senest to uker før semesterstart. 

For å få utbetalt vedtatte investeringsmidler må kostnadene dokumenteres til VT innen et år etter vedtak. Hvis dette ikke skjer, annulleres tildelingen og midlene tilfaller det studentsosiale fondet. 

DRIFTSMIDLER OG INVESTERINGSMIDLER 

Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles: 

  1. Det skal legges ved budsjett for perioden det søkes for.
  2. Legge ved regnskap for de to (2) foregående periodene
  3. Komplett medlemsoversikt, med fullt navn på alle medlemmer, studentnummer og tilhørende utdanningsinstitusjon. På de av medlemmene som ikke er studenter er det tilstrekkelig med fullt navn. Linjeforeninger er unntatt kravet om å gi fullstendige medlemslister.
  4. Dersom søknadssummen overstiger kr. 3.500 kroner skal det legges ved tilbud fra minst to leverandører.
  5. Aktiviteten skal selv forsøke å finne rimeligst mulig alternativ for investeringen det søkes om.
  6. Å kunne vise til at man fremskaffer egne midler til deler av investeringssummen vil telle positivt i søknadsbehandling uavhengig av søknadsstørrelse.
  7. Hvis en investeringspost overstiger 50 000kr, skal studentaktiviteten vise til at de selv fremskaffer 10% av total investeringssum.
  8. Viktig! Dersom det er ønske om at VT skal dekke frakt, toll og moms (ved import) eller andre avgifter må dette komme tydelig frem i søknaden, VT kan ikke uten ekstraordinært vedtak refundere mer enn bevilget beløp.

Til driftsutgifter innvilges en grunnbevilgning på 5500-7500 kroner basert på studentaktivitetens størrelse som etter skjønn kan fordeles av studentforeningens styre til følgende utgifter: 

  • Domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita og kopiering
  • Promotering
  • Møtemat
  • Servering på arrangement eller betaling av arrangementsrelaterte utgifter
  • Rollup
  • Profileringstøy til styret, tillitsvalgte eller medlemmer

Til disse formålene gis det 5500kr til studentforeninger med opptil 30 medlemmer, 6500 kr til studentforeninger med 31-50 medlemmer, og 7500 kr til studentforeninger med flere enn 50 medlemmer. Linjeforeninger kan behandle alle studenter på sin linje som medlemmer i denne beregningen da de har en naturlig medlemsbase i faget de representerer. AU kan etter skjønn bevilge dette til nyoppstartede aktiviteter utenfor ordinær søkeperiode. Krav til medlemstall gjelder ved søknadstidspunkt

De øverste studentdemokratiene ved de forskjellige institusjonene, kan også søke etter en grunnbevilgning.  De øverste studentdemokratiene som representerer mellom 100 og 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året til generell drift.  De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål. Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til. Ytterligere midler må argumenteres for på likt grunnlag som andre studentaktiviteter. Hva pengene blir brukt til skal fremgå i regnskapet. Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år. 

Ytterligere midler kan søkes om på ordinært grunnlag. 

De fleste studentaktiviteter har løpende kostnader til den daglige driften. Driftsutgiftene vil kunne variere noe fra studentaktivitet til studentaktivitet. 

Fra tid til annen får de fleste aktiviteter behov for investeringerav mer varig, og svært ofte mer kostbar karakter. Det kan for eksempel dreie seg om uniformer, instrumenter, noterosv. Innkjøp av T-skjorter regnes også som investering. 

Etter man har bestilt varen man har fått bevilget penger til så har man 2 alternativer:

  1. Man betaler faktura selv og sender denne, sammen med kvittering til Politisk nestleder.
  2. Faktura kan sendes til Politisk nestleder, så blir den betalt direkte av VT uten at man trenger å legge ut. Denne løsningen forutsetter at beløpet er likt eller lavere enn bevilget sum.

Det er satt enkelte klare begrensninger for hva man ikke gir støtte til: 

  1. Mat og drikke
  2. Alkohol (uten unntak)
  3. Utgifter til mobil eller fasttelefon
  4. Sosiale arrangementer
  5. Faglig aktivitet
  6. Honorar eller lønnsutgifter (med unntak av dirigentlønn med en øvre grense på kroner 10.000,- pr. semester)
  7. Gaver eller reklamegaver – Verken til eksterne eller interne formål.
  8. Lisenser for enkeltmedlemmer – det er å beregne som en privat utgift.

Grunnbevilgningen er unntatt disse punktene. Studentsosiale midler kan aldri gå til alkohol.

Ved tvil om en søknad er berørt av et av punktene kan FU komme med en tolkning. Vedtaket kan klages til VT. 

Det søkes kun for ett semester av gangen. Det er mange tilskuddsberettigede, vær derfor moderat når dere setter opp tallene i søknadsskjemaet. 

Vær også oppmerksom på at VT forbeholder seg retten til å ta i bruk de sanksjonsmuligheter som er nærmere beskrevet retningslinjer for Fordelingsutvalget. 

  • Liga/turnering: Dekker inntil én liga eller turnering pr semester. Unntak kan gjøres der deltakelse i turnering er avgjørende for ligaspill.
  • Transport av utstyr som har vesentlig grad av nødvendighet for studentaktiviteten, dette skal begrunnes og rimeligste reisevei skal benyttes: opptil 1000 kroner.

Ved særskilte behov kan FU gi unntak for gitte spesifiseringer. 

 

Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16

Revidert av Velferdstinget i Agder 18.10.16

Revidert av Velferdstinget 15.03.17

Revidert av Velferstinget 13.09.17 

Revidert av Velferdstinget 30.01.19

Revidert av Velferdstinget 29.01.20

Revidert av Velferdstinget 09.02.21