Aktivitetsfondet

Aktivitetsfondet skal gi økonomisk støtte til foreninger og studenter som ønsker å skape sosial aktivitet for studentene på Agder. Fondet støtter foreninger og grupper på 10 studenter eller flere, som vennegrupper, til en rekke ulike type arrangementer og sosiale aktiviteter. Fondet består av overskuddsmidler fra Velferdstingets investeringsfond, og det mulige overskuddet skal dekke mest mulig aktivitet. Alle som søker oppfordres også til å skaffe egne midler, eksempelvis gjennom sponsormidler og egenandel. Aktivitetsfondet vil ikke nødvendigvis fullfinansiere aktiviteten.

Spørsmål om aktivitetsfondet kan sendes til «aktivitetsfondet@vt-agder.no».

• Linjeforeninger/studentorganisasjoner med eget organisasjonsnummer  
  • Linjeforeninger/studentorganisasjoner kan kun ha en søknad til en aktivitet i løpet av kalenderåret
• Studentråd tilknyttet høyskoler eller universiteter tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) 
• Studentgrupper på 10 studenter eller mer, med hensikt å skape aktivitet.
  • Dersom det søkes om støtte til en studentgruppe på under 15 studenter begrenses den mulige støtten til 400 kr per person.
  • Dersom studentgruppen er fra en av de mindre institusjonene kan gruppen være på syv studenter

Søknaden til aktivitetsfondet skal inneholde formålet med aktiviteten og målgruppe, og skal også gi et anslag på hvor mange deltagere søkeren regner med vil delta. Søknaden skal inneholde et budsjett. Budsjettet skal vise til forventede inntekter og kostnader med henvising til hvilke poster som ønskes dekket av støtten. Det er mulig å søke støtte opp til kr 10.000,-. Last ned søknadsskjema for Aktivitetsfondet, fyll det ut og send det på mail til «aktivitetsfondet@vt-agder.no». Dersom søknaden er ufullstendig, vil søknaden bli avslått uten begrunnelse.

Studenter kan søke midler fra Aktivitetsfondet på starten av vår- og høst-semesteret. Søkeperioden på våren starter ved studiestart og avsluttes 31. mars. Søkeperioden for høsten starter ved studiestart og avsluttes 30. september. Søknader vil prioriteres ut fra når de ble sendt inn (førstemann-til-mølla prinsippet). Søknader kan også prioriteres ut fra følgende prinsipper:

• Søknader som har størst mulig omfang i antall studenter, og lavest mulig pris per hode
• Søknader for alkoholfrie aktiviteter
• Søknader for aktiviteter som blir informert om på norsk og engelsk
• Søknader for åpne aktiviteter som markedsføres til alle
  
  

Viktig å huske på når midler søkes:

• Søknader må sendes før aktiviteten er avholdt
• Aktivitetene som søkes om må foregå i samme semesteret som søknaden sendes inn
• Ønsker dere å betale med faktura må dette informeres om i søknaden. Vi minner om at det må spesifiseres i søknaden om dere ønsker refusjon eller vil betale med faktura
• Brukes det mer penger enn det tildelte beløp kan det ikke garanteres utbetaling på det beløp som har oversteget tildelingen
• Trenger dere å bruke midler på annet enn det pengene er utdelt til må dette avklares i forkant

Ved gjennomføring av aktiviteten, og tilhørende promotering, skal det tydelig formidles at aktiviteten støttes av aktivitetsfondet til VT. Ved posting på sosiale medier, vær påpasselig med å tagge @vtagder. I bilder og videoer som omtaler VT i sammenheng med aktivitetsfondet skal ikke alkohol eller andre rusmidler være synlige.

Søknadene mottas først av saksbehandler i SiA, som går igjennom og prioriterer søknadene. Deretter revideres forslag til vedtak av Arbeidsutvalget (AU). Midlene satt av til Aktivitetsfondet vil være et eventuelt overskudd på mer enn 200 000 kr på Velferdstinget (VT) sitt investeringsfond. Dette kan ikke påregnes at det alltid vil finnes et slikt overskudd, og størrelsen på overskuddet vil avgjøre hvor mange søknader som kan innvilges i et gitt år. Halvparten av midlene i aktivitetsfondet er reservert for vår-semesteret, og den andre halvparten er reservert for høst-semesteret.

Søknadene vil behandles fortløpende, men det må påberegnes 3-4 ukers behandlingstid. Ved klager om avslag eller reduksjon i tildeling skal Arbeidsutvalget (AU) behandle klagen. Det er søker som er ansvarlig for å sende dette over til AU (leder@vt-agder.no), og klagefristen er 14 dager etter avslått søknad. Klagen behandles på førstkommende AU-møte. Det kan her forekomme unntak i særskilte situasjoner, og AUs vedtak er endelig.

Støtten det søkes om skal gå til aktiviteter for foreninger og studenter til både faglig og sosiale formål. For å sikre at flest mulig studenter får glede av midlene er det satt følgende begrensninger per arrangement:

• Mat og drikke dekkes opp til 200 kr per person
• Inngang til arrangementet og aktivitet dekkes opp til 100 kr per person
• Lokale dekkes opp til 5000 kr
• Pynt til arrangement dekkes opp til 500 kr

Følgende gis ikke støtte til:

• Alkohol
• Gaver 
• Promoteringsmateriale 
• Lisenser, utstyr og opplæring som er til enkeltindivid
• Søknader tilknyttet styremøter
• Transportkostnader
• Lønn og honorar
• Daglig drift og større investeringer, dette kan søkes om gjennom Studentsosiale midler
• Årlige arrangement som foreningene gjennomfører fast hvert år. Unntak er tilfeller hvor det feires høytider

I etterkant av aktiviteten skal det leveres en kort forklaring på gjennomføring av arrangementet, i tillegg til arrangementets regnskap. Det skal spesifiseres hva midlene er brukt til, og kvitteringer/andre bilag må legges ved. Dette skal sendes til "aktivitetsfondet@vt-agder.no".

Frist for å rapportere om brukte midler er 30 dager etter avholdt arrangement. Blir ikke aktiviteten rapportert innenfor 30-dagersfristen, kan det ikke forventes utbetaling av midler. 

Vedtatt av Velferdstinget 06. april 2022

Revidert 16. november 2022

Revidert 06. desember 2023