Tildelingsreglement faglige arrangement

Formål
På etterspørsel fra studentaktivitetene sin side har Velferdstinget (VT) tilsidesatt en søknadspost på kr 150 000, til faglige aktiviteter. Muligheten til å gjøre dette er gitt VT gjennom ekstra midler fra SIA sitt overskudd i 2017.  Søknadsposten er et engangstilfelle som innføres som en prøveordning og vil være aktiv frem til pengene er brukt opp eller VT gjør vedtak på omdisponering av midlene dersom behovet for dem skulle forsvinne.

Søknadsposten gir mulighet til å søke midler til faglige arrangement og er en mulighet for studentaktiviteter til å skape mer engasjement. Midlene som skal gå flest mulig til gode deles ut til faglige arrangement som er åpne for alle studenter.

Hvem kan søke?
Alle studentaktiviteter ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler.

Studentaktiviteter som søker må ha et eget organisasjonsnummer, de må ha velferd for studenter i sitt formål og minst 2/3 av medlemmene må være semesterregistret ved en av SiA sine medlemsinstitusjoner.

Det stilles krav om at studentaktiviteten fører regnskap, og at de på kort varsel kan fremlegge regnskap m/billag for AU.

Alle studentaktiviteter oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli ”straffet” for å ha innhentet for eksempel sponsormidler.

Prosedyre

Søknad
Søknaden til faglige arrangement skal inneholde formål og målgruppe, og skal også gi at anslag på hvor mange man regner med vil komme. Det skal også foreligge en plan for hvem som har ansvar for forskjellige ting frem mot arrangementet, en plan for gjennomføringen, og ansvarsfordeling i etterkant av arrangementet.

Søknaden skal også inneholde et budsjett og en finansieringsplan. Budsjettet skal vise til forventede inntekter og kostnader med henvising til hvilke poster som ønskes dekket av pengestøtten

I etterkant av arrangementet kreves det innlevering av aktivitetsrapport og regnskap for det gitte arrangementet. Her skal spesifiseres hva de søkte midlene ble brukt til. AU har rett til å se aktuelle bilag ved behov. Dette skal sendes til Konsulent@vt-agder.no og merkes «søknad om midler til faglige arrangement».

Søknadsbehandling
Søknadene vil bli behandlet løpende og søknadsposten følger «førstemann til mølla prinsippet».

Søknadene vil behandles av AU, på førstkommende AU-møte etter søknad er levert. Det kan her forekomme unntak i særskilte situasjoner, søknaden vil da bli behandlet på neste AU-møte.

Dersom søknaden er ufullstendig skal studentaktiviteten få tilbakemelding om eventuelle mangler sammen med avslaget, og dermed en mulighet til å utbedre søknaden.  AU kan også kontakte aktiviteten ved behov i søknadsprosessen, for utdypende spørsmål rundt søknaden.

Utbetalingene vil skje i etterkant av arrangementet og forutsetter innlevert aktivitetsrapport og regnskap. Midlene gis som underskudds garanti med mindre annet er bestemt.

Søkekriterier for faglige arrangement
Midlene er ment å oppfordre til faglig engasjement blant studentene i Agder og forutsetter at arrangementene det søkes om er åpne for alle studenter.

En søknad må inneholde følgene:

  • Skisse for planlagt arrangement
  • Detaljert budsjett

I etterkant av arrangementet skal det innen 2 måneder leveres:

  • Aktivitetsrapport
  • Regnskap

Det gis ikke støtte til

Støtten det søkes om skal gå til den faglige biten av arrangementet. Arrangement som innebærer mer enn en faglig del kan også søke om støtte, men direkte støtte eller kryssfinansiering til andre element tillates ikke.

Eksempelvis støttes det ikke, men begrenser seg ikke til:

  • Alkohol/tobakk
  • Gaver
  • Promoteringsmateriale
  • Lisenser
  • Opplæring for enkeltindivid