Forkortelser: Arbeidsutvalget – AU. Fordelingsutvalget – FU. Velferdstinget i Agder – VT. Studentsamskipnaden i Agder – SiA. Studentsosiale midler – SSM.
«Retningslinjer for Fordelingsutvalget» sier hvordan FU skal forvalte sitt verv, og retningslinjene er vedtatt av VT. Som vedlegg ligger en oversikt over ansvarsområder knyttet til arbeid i utvalget.
Mandat
FU behandler og innstiller på tildelinger av studentsosiale midler. Midlene ligger i fond som opprettes av VT. Dette står nærmere beskrevet i vedlegget “Ansvarsområder”. FUs mandat, samt retningslinjene til VTs fond vedtas av VT.
Sammensetning
Medlemmer i FU velges under valgforsamlingen til VT. Virkeperioden bestemmes av vedtektene for VT (jf. “Vedtekter for Velferdstinget i Agder”, §15). FU består av opptil 6 medlemmer, hvor minst to utdanningsinstitusjoner er representert. En institusjon kan ha alle vervene i FU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. Minst to institusjoner bør være representert på et møte. FU velger selv en leder innad i utvalget. FU bør i størst mulig grad bestå av studenter som ikke er representanter i VT. Organisatorisk nestleder i AU har møteplikt og er sekretær i FU-møtene.
Vedtaksdyktighet
FU er vedtaksdyktige dersom alle medlemmene er innkalt senest en uke før møtetidspunktet, og 50% av medlemmene er til stede på møtet. Organisatorisk nestleder er ansvarlig for innkalling til FU-møter.
Forventet arbeidsomfang
Arbeidsspråket i FU er norsk. De som stiller til vervet må være komfortable med å benytte norsk som arbeidsspråk i arbeidsmøtene, med foreningene og i møte med VT. Arbeidsmengden under hver søkeperiode (høst/vår) er påberegnet til omtrent 4-5 møter, samt meldingskorrespondanse i forkant. I tillegg skal FU stille på formøte med VT før SSM-møtet, og delta på SSM-møtet. Arbeid utover dette kan forekomme.
FU må også påberegne enkelte møter og meldingskorrespondanse når utvalget behandler søknader i andre fond som VT har opprettet. Her vil det interne semesterhjulet/årshjulet i FU, utarbeidet av organisatorisk nestleder i AU, gi en oversikt over arbeidsomfanget utover semestrene.
Stikkprøve
FU skal utenom søknadsperiodene påse at studentforeninger som er tildelt midler fra VT følger retningslinjene for det fondet midlene er tildelt fra, og følger god regnskapsskikk. FU skal KUN foreta stikkprøver av budsjett og regnskap hos de aktiviteter som er tildelt midler av VT.
Sanksjonsmuligheter
Dersom det foreligger grove feil eller mangler ved regnskapet til en studentforening kan det ilegges sanksjoner. FU kan ved behov be om at feil og mangler rettes opp i til en senere etterkontroll. Dersom ikke etterkontroll etterleves, skal feil og mangler rapporteres til AU. AU vurderer de feil og mangler som er rapportert inn. Saken fremlegges deretter for VT. AUs innstilling skal også sendes til den gjeldende foreningen. Foreningen har uttalelsesrett til VT. Vedtak fattet av VT er endelig, og kan ikke påklages. Sanksjoner vedtas av VT og graderes ut ifra følgende to kategorier:
Dersom en studentforening etter oppfordring ikke kan vise til bedre regnskapsføring, eller manglende kvitteringer, kan VT nekte å tildele foreningen midler for kommende semester. Ved manglende kvittering av innkjøp gjort med midler tildelt av VT, kan VT kreve beløpet tilbakebetalt av foreningen.
Ved mistanke om underslag eller grove brudd på retningslinjene for fond midler er tildelt fra, kan VT ilegge en søknadskarantene på inntil to semestre. AU foreslår karantene utfra bruddets innhold. Karantenen kan omhandle både driftsmidler og investeringsmidler.
Ikrafttredelse
Disse retningslinjene trer i kraft fra 15.03.23 , og gjelder til annet vedtas i VT.
VEDLEGG
Ansvarsområder
FU
Leder av FU
Organisatorisk nestleder i AU
VT
AU
Økonomiavdelingen i SiA
Forenklet oversikt over ansvarsområdene
|
FU |
AU |
VT |
SSM |
Vedtar søknader unntatt søknader om grunnbevilgning. Innstiller på søknader og orienterer VT i etterkant. |
Vedtar søknader om grunnbevilgning. Orienterer VT i etterkant. |
Er klageinstans. |
Ekstraordinære søknader om SSM |
Vedtar søknader unntatt søknader om grunnbevilgning. og Orienterer VT i etterkant. |
Vedtar søknader om grunnbevilgning og orienterer VT i etterkant. |
I tvilstilfeller kan saken tas opp i VT. Er klageinstans. |
Sammensetning
Valgkomiteen velges av Velferdstinget, og består av representanter fra minimum to medlemsinstitusjoner og består av maksimalt fem personer. En institusjon kan ha alle vervene i Fordelingsutvalget dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. De øverste studentdemokratiene på hver utdanningsinstitusjon har ansvar for å fremme kandidatur fra egen utdanningsinstitusjon.
Mandat
a) Valgkomiteen skal rekruttere kandidater til de verv omtalt i §1 Virkeområde i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.
b) Valgkomiteen skal intervjue kandidatene og på andre måter skaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for sin innstilling. Valgkomiteens innstilling, fullstendig kandidatliste og en kort presentasjon av alle kandidatene skal foreligge skriftlig ved valgforsamlingens begynnelse. Ved delt innstilling, skal begge framføres. Kandidatene skal fremstilles på så likt grunnlag som mulig.
c) Valgkomiteen skal redegjøre for sitt arbeid for valgforsamlingene.
d) Valgkomiteen skal rekruttere nye kandidater når representanter trekker seg før endt periode. Prosedyre for suppleringsvalg er regulert i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder. Se §2.9 Suppleringsvalg i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.
Sist revidert 22.04.21
Sammensetning
Kommunikasjonsutvalget (KU) velges av Velferdstinget i Agder (VT). VT velger fem medlemmer til kommunikasjonsutvalget med minimum to av institusjonene representert.
En institusjon kan ha alle vervene i KU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner.
AU og VK har ansvar for å fremme valg på alle utdanningsinstitusjonene.
Mandat
a) KU skal utarbeide en detaljert kommunikasjonsstrategi for hvert semester i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig. Utvalget skal også lage en overordnet strategiplan for hele året. Strategiplanen skal legges frem for Arbeidsutvalget i starten av juni og slutten av desember.
b) KU skal sammen med kommunikasjonsansvarlig komme med forslag og utarbeide utkast til materiell som kan publiseres på nettsiden, Facebook, Instagram og andre relevante arenaer.
c) KU har ansvar for å utarbeide kampanjer på vegne av VT.
d) Kommunikasjonsansvarlig har oppfølgingsansvar ovenfor utvalget.
e) KU kan motta ekstra oppgaver fra Arbeidsutvalget i løpet av året.
f) KU skal til enhver tid være på utkikk etter nye måter å promotere VT på.