Retningslinjer for utvalgene

Forkortelser: Arbeidsutvalget – AU. Fordelingsutvalget – FU. Velferdstinget i Agder – VT.  Studentsamskipnaden i Agder – SiA. Studentsosiale midler – SSM.  

«Retningslinjer for Fordelingsutvalget» sier hvordan FU skal forvalte sitt verv, og retningslinjene er vedtatt av VT. Som vedlegg ligger en oversikt over ansvarsområder knyttet til arbeid i utvalget. 

Mandat 

FU behandler og innstiller på tildelinger av studentsosiale midler. Midlene ligger i fond som opprettes av VT. Dette står nærmere beskrevet i vedlegget “Ansvarsområder”. FUs mandat, samt retningslinjene til VTs fond vedtas av VT.   

Sammensetning 

Medlemmer i FU velges under valgforsamlingen til VT. Virkeperioden bestemmes av vedtektene for VT (jf. “Vedtekter for Velferdstinget i Agder”, §15). FU består av opptil 6 medlemmer, hvor minst to utdanningsinstitusjoner er representert. En institusjon kan ha alle vervene i FU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. Minst to institusjoner bør være representert på et møte. FU velger selv en leder innad i utvalget. FU bør i størst mulig grad bestå av studenter som ikke er representanter i VT. Organisatorisk nestleder i AU har møteplikt og er sekretær i FU-møtene.  

Vedtaksdyktighet 

FU er vedtaksdyktige dersom alle medlemmene er innkalt senest en uke før møtetidspunktet, og 50% av medlemmene er til stede på møtet. Organisatorisk nestleder er ansvarlig for innkalling til FU-møter.  

Forventet arbeidsomfang 

Arbeidsspråket i FU er norsk. De som stiller til vervet må være komfortable med å benytte norsk som arbeidsspråk i arbeidsmøtene, med foreningene og i møte med VT. Arbeidsmengden under hver søkeperiode (høst/vår) er påberegnet til omtrent 4-5 møter, samt meldingskorrespondanse i forkant. I tillegg skal FU stille på formøte med VT før SSM-møtet, og delta på SSM-møtet. Arbeid utover dette kan forekomme.   

FU må også påberegne enkelte møter og meldingskorrespondanse når utvalget behandler søknader i andre fond som VT har opprettet. Her vil det interne semesterhjulet/årshjulet i FU, utarbeidet av organisatorisk nestleder i AU, gi en oversikt over arbeidsomfanget utover semestrene.  

Stikkprøve

FU skal utenom søknadsperiodene påse at studentforeninger som er tildelt midler fra VT følger retningslinjene for det fondet midlene er tildelt fra, og følger god regnskapsskikk. FU skal KUN foreta stikkprøver av budsjett og regnskap hos de aktiviteter som er tildelt midler av VT.  

Sanksjonsmuligheter 

Dersom det foreligger grove feil eller mangler ved regnskapet til en studentforening kan det ilegges sanksjoner. FU kan ved behov be om at feil og mangler rettes opp i til en senere etterkontroll. Dersom ikke etterkontroll etterleves, skal feil og mangler rapporteres til AU. AU vurderer de feil og mangler som er rapportert inn. Saken fremlegges deretter for VT. AUs innstilling skal også sendes til den gjeldende foreningen. Foreningen har uttalelsesrett til VT. Vedtak fattet av VT er endelig, og kan ikke påklages. Sanksjoner vedtas av VT og graderes ut ifra følgende to kategorier:  

1. Feil og/eller dårlig regnskapsføring  

Dersom en studentforening etter oppfordring ikke kan vise til bedre regnskapsføring, eller manglende kvitteringer, kan VT nekte å tildele foreningen midler for kommende semester. Ved manglende kvittering av innkjøp gjort med midler tildelt av VT, kan VT kreve beløpet tilbakebetalt av foreningen.  

1. Mistanke om underslag eller brudd på retningslinjer for fond i VT  

Ved mistanke om underslag eller grove brudd på retningslinjene for fond midler er tildelt fra, kan VT ilegge en søknadskarantene på inntil to semestre. AU foreslår karantene utfra bruddets innhold. Karantenen kan omhandle både driftsmidler og investeringsmidler.  

Ikrafttredelse  

Disse retningslinjene trer i kraft fra 15.03.23 , og gjelder til annet vedtas i VT. 

VEDLEGG 

Ansvarsområder 

FU 

• Sikre behandling av VTs fond, som følger retningslinjer vedtatt av VT.  
• FU har følgende ansvar for VTs fond:  
  • SSM: FU mottar alle søknader unntatt søknader om grunnstøtte. FU innstiller på søknader med totalsum opptil 150 000,- og legger dette frem for VT, som har vedtaksmyndighet. Orienterer VT i etterkant om vedtak.   
  • Ekstraordinære søknader om SSM: FU mottar søknader med totalsum under 150 000,-, unntatt søknader om grunnstøtte. FU innstiller på søknader med totalsum inntil 150 000,-. Ved tvilstilfeller tas saken opp i VT. FU orienterer VT i etterkant om vedtak.  
• Deltar på økonomi- og søkerkurs som avholdes av organisatorisk nestleder og økonomiavdelingen i SiA i forkant av hver søknadsfrist.   
• Avholder møter i den ordinære behandlingsperioden (etter 5.april og 5.oktober), samt møter ved behandling av søknader i andre fond VT har.   
• Hvis 5. april inntreffer på en helligdag (påske) kan behandlingsperiodens start flyttes
• FU har et formøte med VT i forkant av SSM-møtet, der de skal orientere om innstillingene sine, samt svare på spørsmål fra VT. Her skal FU også redegjøre for prosentsatsen de har innstilt på, slik at VT vet omfanget av FUs tildeling og hvorvidt de kan tildele mer midler enn det de allerede har innstilt.
• På tildelingsmøtene for SSM skal FU legge frem større diskusjonspunkter og en respons til uttalelsene fra søkerne for VT.  
• FU sine innspill er ønsket på de VT-møtene hvor retningslinjene til SSM blir diskutert, og andre relevante temaer.   
• Ved behov gjennomføre stikkprøver på regnskap knyttet til utdeling av fondene i samarbeid med SiA og organisatorisk nestleder i AU.   
• FU skal i slutten av hvert semester sammenfatte en kort rapport til VT som inneholder en redegjørelse for arbeidet de har gjort gjennom semesteret, og komme med forslag til eventuelle endringer av mandatet sitt eller retningslinjene for VTs fond. 
• FU har taushetsplikt i de saker og om de opplysninger de tilegner seg gjennom sitt verv.  

Leder av FU 

• Sikrer kontakt med organisatorisk nestleder i AU. 
• Hovedansvar for fremlegging av innstilling og vedtak for VT på tildelingsmøtet.  
• Hovedansvar for gjennomføring av stikkprøver.  
• Dobbeltsjekke og godkjenne oversikt over vedtak om tildeling av driftsmidler før organisatorisk nestleder oversender dette til økonomiavdelingen i SiA. 
• Hovedansvar for at FU gjennomfører en evaluering av arbeidet sitt etter endt periode og legger dette frem for AU og VT.   

Organisatorisk nestleder i AU 

• Sikre at opplæring til FU gis. 
• Sørger for en liten overlapp mellom hvert FU. 
• Kaller inn til FU-møter. Har møteplikt på disse og skal være sekretær i møtene.  
• Skal lagre og oppbevare viktige dokumenter relatert til FU sitt arbeid.  
• Skal utarbeide et internt semesterhjul/årshjul i FU. 
• Har fortløpende kontakt med leder av FU og arbeidet som skjer. 
• Sikrer FUs kontakt med økonomiavdelingen i SiA og skal sammen med FU og SiA holde oversikt over beholdningen til de ulike fondene. 
• Avholder søknadsdelen av søkerkurset i forkant av hver søknadsfrist om SSM. 
• Mottar søknader om faglig arrangement og ekstraordinære søknader, og skal legge disse frem for FU på førstkommende FU-møte. Dersom summen på en ekstraordinær søknad overstiger 150 000,-, skal den legges frem for AU på førstkommende AU-møte.  
• Har ansvar for å etterspørre manglende dokumentasjon når søknader om SSM gjennomgås av FU/AU.  
• Oppfordre foreningene som klager til å møte på VT-møtene selv, for å presentere saken sin. 
• Oversende oversikt over vedtak om tildeling av driftsmidler til økonomiavdelingen i SiA, etter dobbeltsjekk og godkjenning av FU-leder og VT-leder. Samarbeider med økonomiavdelingen i SiA. 

• Ved behov gjennomføre stikkprøver på regnskap knyttet til utdeling av fondene i samarbeid med SiA og FU.  

VT 

• Vedtar retningslinjene til VTs fond, som FU må følge. 
• FU står ansvarlig til VT og VT kan stille mistillit til medlemmer i FU.   
• VT vedtar tildelingen av SSM midler og avgjør hvorvidt de ønsker å følge FUs innstillinger til søknadene
• VT behandler Klagesaker tilknyttet SSM på et eget møte (omtales som ´SSM-møtet´ i dette dokumentet)
• VT er klageinstans for alle SSM-søknader. 
• VT kan vedta å omfordele midlene i tildelingen på SSM-møtet, uavhengig FUs innstillinger. Slik omfordeling kan ikke gjøres på måter som går over 60%-grensen for tildeling per semester.  
• Behandler uttalelsene mellom innstilling og vedtaksmøtet.  

AU 

• AU skal gjennomgå innkomne søknader om SSM for klargjøring til FU. Dette arbeidet innebærer å sjekke at søknadene inneholder riktig dokumentasjon.  
• AU vedtar søknader om SSM som kun omhandler g Orienterer VT i etterkant. 
• AU har mandat til å skrive økonomiske avtaler med foreninger som ikke kan drives uten midler som overstiger 150 000kr, og endelig vedtak av økonomisk avtale må godtas av VT. 
• Dobbeltsjekke og godkjenne oversikt over vedtak om tildeling av driftsmidler før organisatorisk nestleder oversender dette til økonomiavdelingen i SiA.  

Økonomiavdelingen i SiA 

• Bistår FU i deres arbeid.  
• Avholder økonomidelen av søkerkurset i forkant av hver søknadsfrist.   
• Er ekstra tilgjengelige for spørsmål tilknyttet til SSM når FU har møter.  
• Gjennomfører selve utbetalingen av tildelte midler i VTs fond, etter vedtak av FU, AU eller VT.   
• Bistå når FU beslutter å gjennomføre stikkprøve på regnskap knyttet til utdeling av fondene i samarbeid med FU og organisatorisk nestleder i AU.   

Forenklet oversikt over ansvarsområdene 

Sammensetning

Valgkomiteen velges av Velferdstinget, og består av representanter fra minimum to medlemsinstitusjoner og består av maksimalt fem personer. En institusjon kan ha alle vervene i Fordelingsutvalget dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. De øverste studentdemokratiene på hver utdanningsinstitusjon har ansvar for å fremme kandidatur fra egen utdanningsinstitusjon.

Mandat

a) Valgkomiteen skal rekruttere kandidater til de verv omtalt i §1 Virkeområde i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.

b) Valgkomiteen skal intervjue kandidatene og på andre måter skaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for sin innstilling. Valgkomiteens innstilling, fullstendig kandidatliste og en kort presentasjon av alle kandidatene skal foreligge skriftlig ved valgforsamlingens begynnelse. Ved delt innstilling, skal begge framføres. Kandidatene skal fremstilles på så likt grunnlag som mulig.

c) Valgkomiteen skal redegjøre for sitt arbeid for valgforsamlingene.

d) Valgkomiteen skal rekruttere nye kandidater når representanter trekker seg før endt periode. Prosedyre for suppleringsvalg er regulert i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder. Se §2.9 Suppleringsvalg i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.

Sist revidert 22.04.21

Sammensetning

Kommunikasjonsutvalget (KU) velges av Velferdstinget i Agder (VT). VT velger fem medlemmer til kommunikasjonsutvalget med minimum to av institusjonene representert.  

En institusjon kan ha alle vervene i KU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner.  

AU og VK har ansvar for å fremme valg på alle utdanningsinstitusjonene. 

Mandat 

a) KU skal utarbeide en detaljert kommunikasjonsstrategi for hvert semester i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig. Utvalget skal også lage en overordnet strategiplan for hele året. Strategiplanen skal legges frem for Arbeidsutvalget i starten av juni og slutten av desember.  

b) KU skal sammen med kommunikasjonsansvarlig komme med forslag og utarbeide utkast til materiell som kan publiseres på nettsiden, Facebook, Instagram og andre relevante arenaer.  

c) KU har ansvar for å utarbeide kampanjer på vegne av VT.  

d) Kommunikasjonsansvarlig har oppfølgingsansvar ovenfor utvalget. 

e) KU kan motta ekstra oppgaver fra Arbeidsutvalget i løpet av året.   

f) KU skal til enhver tid være på utkikk etter nye måter å promotere VT på.