Studentsosiale midler

Alle linjeforeninger, studentforeninger og studentråd ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler. 

Krav til søkeren:

• Søkeren må ha et eget organisasjonsnummer.
• Søkeren må ha velferd for studenter i sitt formål.
• Minst 2/3 av medlemmene må være semesterregistrert ved en av SiA sine medlemsinstitusjoner.
• Søkeren må ha en medlemsmasse på minst 8 studenter, og styret må bestå av minst 2 personer med minst 1 leder og 1 i styret med økonomiansvar.
• Søkeren må føre regnskap, og dette må på kort varsel kunne fremlegges med bilag for Fordelingsutvalget (FU).
• OBS! Man trenger ikke være medlem av STA for å kunne søke midler.

Husk at det stilles krav om at søkeren fører regnskap, og at dette på kort varsel kan fremlegges med bilag for FU. VT oppfordrer derfor til å delta på søkerkurs som avholdes hvert semester i forkant av søknadsfristen, som er 5. april (for det påfølgende høstsemesteret) og 5. oktober (for det påfølgende vårsemesteret). På dette kurset blir det gjennomgått budsjett, regnskap og søknadsprosessen. Søkerkurset er relevant for alle i organisasjonen som er med på å skrive søknaden – ikke bare økonomiansvarlig.

I tillegg oppfordres det til at hver organisasjon avholder en grundig overlapp hvor økonomi og søknadsprosess er tema. 

Driftsmidler

Driftsmidler er ment å dekke løpende kostnader til den daglige driften som foregår i løpet av et semester.

Studentaktiviteter som får driftsmidler hos sine moderorganisasjoner, vil vurderes særskilt for tildeling av driftsmidler.

Viktig! Ubrukte driftsmidler skal tilbakebetales innen 12 måneder etter utbetaling. Grunnbevilgning er unntatt dette punktet.

Grunnbevilgning

Mange av driftsmidlene går igjen fra semester til semester og er felles for mange som søker om midler, og VT har valgt å samle disse under én søknadspost; grunnbevilgning.

Blant driftsutgifter kan en forening søke om grunnbevilgning på 5500-7500 kroner basert på organisasjonens størrelse som etter skjønn kan fordeles av organisasjonens styre til følgende utgifter:

• Domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita og kopiering
• Promotering
• Møtemat
• Servering på arrangement eller betaling av arrangementsrelaterte utgifter
• Rollup
• Profileringstøy til styret, tillitsvalgte eller medlemmer

Viktig! Man skal altså ikke skal søke om disse utgiftene som egne poster i søknaden, ettersom de anses å være dekket av grunnbevilgningen. Man skal kun søke om grunnbevilgning i 1 post i søknaden. Dette innebærer at man ikke får tildelt grunnbevilgning automatisk. Dette må søkes om på lik linje med andre driftsmidler og investeringsmidler.

Til disse formålene gis det følgende summer til søkerne:

Linjeforeninger kan behandle alle studenter på sin linje som medlemmer i denne beregningen da de har en naturlig medlemsbase i faget de representerer. Arbeidsutvalget (AU) kan etter skjønn bevilge dette til nyoppstartede organisasjoner utenfor ordinær søkeperiode. Krav til medlemstall gjelder ved søknadstidspunkt.

De øverste studentdemokratiene ved de forskjellige institusjonene kan også søke om grunnbevilgning. De øverste studentdemokratiene som representerer mellom 100 og 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året til generell drift. De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål. Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til. Ytterligere midler må argumenteres for på likt grunnlag som andre studentaktiviteter. Hva pengene blir brukt til skal fremgå i regnskapet. Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år.

Ytterligere midler kan søkes om på ordinært grunnlag.

Investeringsmidler

Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som går til investeringer som er mer varige enn et semester og ofte mer kostbare enn de som går til daglig drift.

Sammenligning driftsmidler og investeringsmidler

Søknad 

Søknad om midler må foreligge på standard søknadsskjema. Søknaden sendes inn via nettsidene til VT her.

Søknadsfrist er 5. april og 5. oktober. Ved søknad om studentsosiale midler søkes det for det påfølgende semesteret. 

I ekstraordinære tilfeller kan FU og AU behandle søknader om driftsmidler utenom ordinær søkeperiode. VT orienteres i etterkant.  Dette er regulert av “Retningslinjer for Fordelingsutvalget”.

Søkekriterier

Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles: 

1. Det skal legges ved budsjett for semesteret det søkes for.
2. Det skal legges ved regnskap for de to siste semestrene.  Man skal helst bruke malen VT har tilgjengelig på sine nettsider.
3. Det skal legges ved en økonomirapport som dokumenterer hva tidligere midler er brukt til.
4. Det skal legges ved en aktivitetsrapport som kort beskriver hva organisasjonen har gjort siden forrige gang de søkte. Økonomi- og aktivitetsrapport kan kombineres i samme rapport dersom dette er lettere for søkeren.
5. Det skal legges ved komplett medlemsoversikt, med fullt navn på alle medlemmer, studentnummer og tilhørende utdanningsinstitusjon. På de av medlemmene som ikke er studenter er det tilstrekkelig med fullt navn. Linjeforeninger er unntatt kravet om komplett medlemsoversikt, men må fortsatt gi et estimat for medlemsantallet.
6. For søknadssummer under kr. 3.500, - skal det legges ved link som beskriver utgiftsposten man søker for, inkludert pristilbud. Dersom søknadssummen overstiger kr. 3.500, - skal det legges ved tilbud fra minst to leverandører.
7. Søkeren skal selv forsøke å finne rimeligst mulig alternativ for investeringen det søkes om.
8. Hvis en post under investeringsmidler overstiger 50 000kr, skal søkeren vise til at de selv fremskaffer 10% av totalsum.
9. Viktig! Dersom det er ønske om at VT skal dekke frakt, toll og moms (ved import) eller andre avgifter må dette komme tydelig frem i søknaden. VT kan ikke uten ekstraordinært vedtak refundere mer enn bevilget beløp.

Søknadsbehandling

Alle søkere oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli «straffet» for å ha innhentet eksempelvis sponsormidler. Å kunne vise til at man fremskaffer egne midler til deler av investeringssummen vil telle positivt i søknadsbehandling uavhengig av søknadsstørrelse.

VT oppfordrer også til å bruke lokale leverandører, samt å tenke på miljø og bærekraft når man velger leverandør. Dette vil bli tatt hensyn til ved tildelingen av studentsosiale midler.

1. De innkomne søknadene gjennomgås av AU. Dersom de finner feil eller mangler ved søknadene får søkeren beskjed om dette, og man får minimum fire dager på å utbedre søknaden.
2. Søknadene behandles slik det står beskrevet i retningslinjene for FU.
3. Søkere som har søkt om midler har mulighet til å uttale seg skriftlig til VT om FU sin innstilling. Skjema for dette finner du her. 
4. Forslag til fordeling av de studentsosiale midlene behandles av VT. 
5. Søkerne skal få tilsendt en komplett oversikt over hvem som har søkt om midler, og hva de har blitt tildelt innen to (2) uker etter tildeling er vedtatt i VT. 
6. Den vedtatte fordelingen av driftsmidler kommer til utbetaling senest to (2) uker før semesterstart. 

Dette gis det ikke støtte til

Det er satt enkelte klare begrensninger for hva man ikke gir støtte til:

1. Mat og drikke.
2. Alkohol (uten unntak).
3. Utgifter til mobil eller fasttelefon.
4. Sosiale arrangementer.
5. Faglig aktivitet.
6. Honorar eller lønnsutgifter (med unntak av dirigentlønn med en øvre grense på kr. 20.000,- pr. semester)
7. Gaver eller reklamegaver – Verken til eksterne eller interne formål.
8. Lisenser for enkeltmedlemmer er å beregne som en privat utgift, med mindre det er nødvendig for å utøve aktiviteten og til sikkerhet for medlemmer. Det begrenses likevel til 3000kr pr. semester, og vedkommende som får lisens må være tydelig involvert i opplæring og kursing i foreningen i en lengre periode.

Grunnbevilgningen er unntatt disse punktene. Studentsosiale midler kan aldri gå til alkohol.

Ved tvil om en søknad er berørt av et av punktene kan FU komme med en tolkning. Vedtaket kan klages til VT.

Det søkes kun for ett semester av gangen. Det er mange tilskuddsberettigede, vær derfor moderat når dere setter opp tallene i søknadsskjemaet.

OBS! Vær også oppmerksom på at VT forbeholder seg retten til å ta i bruk de sanksjonsmuligheter som er nærmere beskrevet i retningslinjene for FU. 

Vanlige tildelingsposter

• Liga/turnering: Dekker inntil én liga eller turnering pr semester. Unntak kan gjøres der deltakelse i turnering er avgjørende for ligaspill.
• Transport av utstyr som har vesentlig grad av nødvendighet for studentaktiviteten, dette skal begrunnes og rimeligste reisevei skal benyttes: opptil 1000 kroner.

Ved særskilte behov kan FU gi unntak for gitte spesifiseringer.

Utbetaling av midler

Etter man har bestilt varen man har fått bevilget penger til så har man 2 alternativer:

1. Man betaler faktura selv og sender denne, sammen med kvittering til organisatorisk nestleder.
2. Faktura kan sendes til organisatorisk nestleder, så blir den betalt direkte av VT uten at man trenger å legge ut. Denne løsningen forutsetter at beløpet er likt eller lavere enn bevilget sum.

Viktig! For å få utbetalt vedtatte investeringsmidler må kostnadene dokumenteres til VT innen ett år etter vedtak. Hvis dette ikke skjer, annulleres tildelingen og midlene tilfaller det studentsosiale fondet.

Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16

Revidert av Velferdstinget 18.10.16

Revidert av Velferdstinget 15.03.17

Revidert av Velferdstinget 13.09.17 

Revidert av Velferdstinget 30.01.19

Revidert av Velferdstinget 29.01.20

Revidert av Velferdstinget 09.02.21 

Revidert av Velferdstinget 21.09.21

Revidert av Velferdstinget 06.04.22