NB: Oppdaterte innstillinger fra høsten SSM-møte er ikke enda publisert, grunnet problemer med programvaren vi bruker. For å se tildelingene som ble gjort der kan du se protokollen som ligger under "Til VT" --> "Sakspapirer" --> "11.01.23 Sakspapir"
Et levende og mangfoldig studentsosialt tilbud er viktig for det totale læringsmiljøet. Derfor ønsker Velferdstinget i Agder (VT) at de studentsosiale midlene brukes til å skape grobunn for nye studentaktiviteter, og til å opprettholde de eksisterende studentaktivitetene. Det gjøres oppmerksom på at studentaktivitetene ikke nødvendigvis skal få fullfinansiert driften.
Søknadsskjema for Studentsosiale midler Mal for budsjett & regnskap Mal for aktivitets- og økonomirapport Last ned retningslinjer for studensosiale midler Presentasjon økonomikurs Presentasjon søknadskurs
Retningslinjer for studentsosiale midler:
Alle linjeforeninger, studentforeninger og studentråd ved høyskoler, eller universiteter, tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler.
Krav til søkeren:
Husk at det stilles krav om at søkeren fører regnskap, og at dette på kort varsel kan fremlegges med bilag for FU. VT oppfordrer derfor til å delta på søkerkurs som avholdes hvert semester i forkant av søknadsfristen, som er 5. april (for det påfølgende høstsemesteret) og 5. oktober (for det påfølgende vårsemesteret). På dette kurset blir det gjennomgått budsjett, regnskap og søknadsprosessen. Søkerkurset er relevant for alle i organisasjonen som er med på å skrive søknaden – ikke bare økonomiansvarlig.
I tillegg oppfordres det til at hver organisasjon avholder en grundig overlapp hvor økonomi og søknadsprosess er tema.
Driftsmidler er ment å dekke løpende kostnader til den daglige driften som foregår i løpet av et semester.
Studentaktiviteter som får driftsmidler hos sine moderorganisasjoner, vil vurderes særskilt for tildeling av driftsmidler.
Viktig! Ubrukte driftsmidler skal tilbakebetales innen 12 måneder etter utbetaling. Grunnbevilgning er unntatt dette punktet.
Mange av driftsmidlene går igjen fra semester til semester og er felles for mange som søker om midler, og VT har valgt å samle disse under én søknadspost; grunnbevilgning.
Blant driftsutgifter kan en forening søke om grunnbevilgning på 5500-7500 kroner basert på organisasjonens størrelse som etter skjønn kan fordeles av organisasjonens styre til følgende utgifter:
Viktig! Man skal altså ikke skal søke om disse utgiftene som egne poster i søknaden, ettersom de anses å være dekket av grunnbevilgningen. Man skal kun søke om grunnbevilgning i 1 post i søknaden. Dette innebærer at man ikke får tildelt grunnbevilgning automatisk. Dette må søkes om på lik linje med andre driftsmidler og investeringsmidler.
Til disse formålene gis det følgende summer til søkerne:
Antall medlemmer i organisasjonen |
Støtte man kan søke om |
Opptil 30 medlemmer |
5500,- |
31-50 medlemmer |
6500,- |
Flere enn 50 medlemmer |
7500,- |
Linjeforeninger kan behandle alle studenter på sin linje som medlemmer i denne beregningen da de har en naturlig medlemsbase i faget de representerer. Arbeidsutvalget (AU) kan etter skjønn bevilge dette til nyoppstartede organisasjoner utenfor ordinær søkeperiode. Krav til medlemstall gjelder ved søknadstidspunkt.
De øverste studentdemokratiene ved de forskjellige institusjonene kan også søke om grunnbevilgning. De øverste studentdemokratiene som representerer mellom 100 og 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året til generell drift. De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål. Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til. Ytterligere midler må argumenteres for på likt grunnlag som andre studentaktiviteter. Hva pengene blir brukt til skal fremgå i regnskapet. Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år.
Ytterligere midler kan søkes om på ordinært grunnlag.
Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som går til investeringer som er mer varige enn et semester og ofte mer kostbare enn de som går til daglig drift.
|
Driftsmidler |
Investeringsmidler |
Når midlene utbetales fra VT |
I starten av hvert semester; august og januar. |
Når produktet er bestilt. Midlene utbetales enten som direkte betaling av faktura eller som tilbakebetaling av utlegg. |
Varighet på det midlene skal dekke |
Ett semester. Gjentar seg jevnlig. |
Mer langsiktig enn ett semester. Gjelder engangsinnkjøp. |
Eksempler på hva midlene kan gå til |
Hall-leie, smittevernsutstyr, generell drift.
Grunnbevilgning (som innebærer utgifter til: domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita, kopiering, promotering, møtemat, servering på arrangement, rollup, profileringstøy) |
Uniformer, instrumenter, noter, kaffemaskin. |
Søknad om midler må foreligge på standard søknadsskjema. Søknaden sendes inn via nettsidene til VT her.
Søknadsfrist er 5. april og 5. oktober. Ved søknad om studentsosiale midler søkes det for det påfølgende semesteret.
I ekstraordinære tilfeller kan FU og AU behandle søknader om driftsmidler utenom ordinær søkeperiode. VT orienteres i etterkant. Dette er regulert av “Retningslinjer for Fordelingsutvalget”.
Følgende punkt må oppfylles for at søknaden skal behandles:
Alle søkere oppfordres til å skaffe egne midler, og vil ikke bli «straffet» for å ha innhentet eksempelvis sponsormidler. Å kunne vise til at man fremskaffer egne midler til deler av investeringssummen vil telle positivt i søknadsbehandling uavhengig av søknadsstørrelse.
VT oppfordrer også til å bruke lokale leverandører, samt å tenke på miljø og bærekraft når man velger leverandør. Dette vil bli tatt hensyn til ved tildelingen av studentsosiale midler.
Det er satt enkelte klare begrensninger for hva man ikke gir støtte til:
Grunnbevilgningen er unntatt disse punktene. Studentsosiale midler kan aldri gå til alkohol.
Ved tvil om en søknad er berørt av et av punktene kan FU komme med en tolkning. Vedtaket kan klages til VT.
Det søkes kun for ett semester av gangen. Det er mange tilskuddsberettigede, vær derfor moderat når dere setter opp tallene i søknadsskjemaet.
OBS! Vær også oppmerksom på at VT forbeholder seg retten til å ta i bruk de sanksjonsmuligheter som er nærmere beskrevet i retningslinjene for FU.
Ved særskilte behov kan FU gi unntak for gitte spesifiseringer.
Etter man har bestilt varen man har fått bevilget penger til så har man 2 alternativer:
Viktig! For å få utbetalt vedtatte investeringsmidler må kostnadene dokumenteres til VT innen ett år etter vedtak. Hvis dette ikke skjer, annulleres tildelingen og midlene tilfaller det studentsosiale fondet.
Søkerkurs |
Kurs som avholdes hvert semester for å hjelpe søkerne med budsjett, regnskap og søknadsprosessen. Dette kurset er relevant for alle i organisasjonen som er med på å skrive søknaden – ikke bare økonomiansvarlig. |
Økonomirapport |
Et dokument som hvor man beskriver hva tidligere midler er brukt til. For eksempel hvis man holdt et arrangement med talere og aktiviteter, beskriver man hva det kostet, hvor vellykket arrangementet var og hva det hadde å si for foreningen. Dersom man har kjøpt utstyr er det også fint å fortelle hva utstyret er brukt til. |
Aktivitetsrapport |
Et dokument som beskriver hva foreningen har gjort siden forrige gang de søkte. Medlemmer av STA skriver allerede en slik rapport og kan levere den samme til VT. |
Budsjett |
Et dokument som på en oversiktlig måte viser planlagte utgifter og inntekter. |
Regnskap |
Et dokument som på en oversiktlig måte viser tidligere utgifter og inntekter. |
Driftsmidler |
Driftsmidler er ment å dekke løpende kostnader til den daglige driften som foregår i løpet av et semester. |
Grunnbevilgning |
Er en type driftsmidler. En fast sum man kan få innvilget, basert på studentaktivitetens størrelse. Kan for eksempel gå til rollups, profileringstøy, møtemat og promotering. For komplett liste se kapittelet «Grunnbevilgning». |
Investeringsmidler |
Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som går til investeringer som er mer varige enn et semester og ofte mer kostbare enn de som går til daglig drift |
Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16
Revidert av Velferdstinget 18.10.16
Revidert av Velferdstinget 15.03.17
Revidert av Velferdstinget 13.09.17
Revidert av Velferdstinget 30.01.19
Revidert av Velferdstinget 29.01.20
Revidert av Velferdstinget 09.02.21
Revidert av Velferdstinget 21.09.21
Revidert av Velferdstinget 06.04.22