Studentsosiale midler

De studentsosiale midlene skal gi støtte til studentforeninger i Agder. Målet er å skape flere foreninger, og bidra til at eksisterende foreninger kan vokse og driftes videre.  

I potten kan det søkes om midler til daglig drift og midler til å investere i utstyr for å skape aktivitet.  

Alle linjeforeninger, studentaktiviteter og studentråd ved høyskoler og universitet tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler.  

Midlene er øremerket til studentforeninger.

Det er mange søkere til studentsosiale midler. Derfor kan ikke studentforeninger belage seg på at midlene fullfinansierer driften. Velferdstinger i Agder (VT) oppfordrer studentforeninger til å skaffe seg annen inntekt, og vil ikke få avkortet tildeling for dette i søknadsprosessen. Ettersom det er mange søkere er maks tak for hva en forening kan søke i drift pr. semester 50.000,-. Øvrig sum en forening kan søke totalt i investeringsmidler pr. semester er 100.000,-. Summen er regulert etter SiA sitt budsjett for studentsosiale midler.  

Foreninger som søker godkjenner at Fordelingsutvalget (FU) kan gjennomføre stikkprøver, når FU selv ser behov for dette.  

Kriterier for søkere: 

• Ha et eget organisasjonsnummer med tilhørende konto 
• Ha leder og økonomisk ansvarlig 
• Søkeren må ha minimum 8 medlemmer, og minst 80% av foreningen må være studenter 
• Økonomiansvarlig må stille på søkerkurs for at foreningen skal kunne søke midler fra VT  
• Foreninger må svare på e-post innen gitte frister, eksempelvis når det gjelder å ettersende dokumentasjon  
  
  

Det vil forekomme en konsekvens for foreninger/enkeltmennesker i foreninger som kommer med trakasserende meldinger og hets til personer i Arbeidsutvalget (AU)/Velferdstinget (VT). Eksempelvis karantenetid fra å søke et semester eller en skriftlig advarsel.  

Søknadsfrist for studentsosiale midler er 5. oktober klokken 23:59 på høstsemesteret, og 11. april klokken 23:59 på vårsemesteret.  

Søknad til ordinær søknadsbehandling sendes inn her: ssm@vt-agder.no  

Studentsosiale midler behandles i Velferdstingets møter. På høsten er dette et eget møte i november og på våren er dette et eget møte i mai. Møtene er åpne for alle, og informasjon om hvordan studentforeningene kan delta på møtene gis på mail i forkant av tildelingsmøtene.  

Fire uker før søknadsfrist vil det avholdes økonomikurs og søkerkurs for å forberede foreningene på søknadsprosessen. Tid og sted for kurset vil legges ut på Aktiv student og mail vil sendes til foreningene.  

Søknadsbehandling 

FU behandler søknadene etter gjeldende retningslinjer vedtatt at VT.  

• Frist for ettersendt dokumentasjon er syv arbeidsdager etter søknadsfrist.  
• FUs innstillinger blir publisert på VT sin nettside to uker før SSM-møtet  
  
  

FUs mandat  

FU innstiller på alle søknader, mens det er Arbeidsutvalget (AU) som behandler grunnstøtte. Foreningene kan klage på alle innstillinger på tildelingsmøtet. På denne måten vil tildelingsmøtene kun omhandle poster som VT-representanter selv ønsker å løfte, og de som foreninger ønsker å uttale seg på. Resten godkjenner VT innstillingene på i et felles vedtak.  

VTs mandat  

For VT er det mulig å gjøre omdisponeringer innenfor de rammene som det er lagt opp til i budsjettet. Det vil ikke være mulig å tildele mer enn 60% av årets totale budsjett for tildeling per semester.   

Driftsmidler  

Driftsmidler er forbrukskostnader som en forening har hvert semester (eks. halleie, strøm, idrettsavgifter, førstehjelpsutstyr). Ettersom det er mange søkere er maks tak for hva en forening kan søke i drift pr. semester 50.000,-. Summen er regulert etter SiA sitt budsjett for studentsosiale midler.  

Grunnstøtte 

Grunnstøtte går til utgifter av den art som er skissert under.  
Blant grunnstøtte kan en forening søke om 5500-7500 kroner basert på organisasjonens størrelse. Man søker om grunnstøtte som en post i søknaden, og foreningen skal ikke oppgi dette som egne poster. Grunnstøtte tildeles ikke automatisk, foreninger som ønsker dette må søke om det.  
 

Eksempel på hva foreninger kan bruke grunnstøtte på:  

• Domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita og kopiering 
• Promotering av forening og aktivitet 
• Promoteringsmateriale (roll-up, profilseringsklær o.l.) 
• Møtemat 
• Servering på arrangement eller betaling av arrangementsrelaterte utgifter 
• Honorar  

Følgende fordeling gjelder: 

Investeringsmidler 

Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som er mer varige enn et semester, og som foreningene ikke nødvendigvis søker hvert år/engangskjøp. VT minner om at foreninger som har organisasjonsnummer kan kreve faktura ved kjøp.  

• Kan foreningen betale for postene som er tildelt? Send inn bilag/faktura på at posten er betalt. Pengene vil da bli refundert til foreningens kontonummer.  
• Kan ikke foreningene betale for postene som er tildelt? Foreningen krever faktura hos leverandør og sender den ubetalte fakturaen til ssm@vt-agder.no
• Dersom det er moms eller toll må det i søknaden oppgis et estimat om foreningen ikke kan komme med et konkret tall. 
• Ved enkeltpost på over 50.000 kroner forventes det av foreningen dekker 10% av utgiften. Det skal vises i budsjett hvordan dette skal dekkes inn. 

Avhengig hva/hvor mye en studentforening søker skal følgende legges ved i søknaden.  
 

Alle søknader må inneholde:  

• Organisasjonsnummer 
• Medlemsliste (unntak: linjeforeninger)  
• Minst 8 medlemmer, og 2 personer i styret, henholdsvis en leder og en med økonomiansvar. Medlemmer i syret er ikke inkludert i medlemsmassen på minst 8 studenter 
  
  

Foreninger under søkesum 50.000 kr (sammenlagt drift og investering): 

• Det som kreves at alle søknader må inneholde (se over)  
• Utfylt søknadsrapport (mal finnes på vår nettside under “studentsosiale midler”) som forklarer hva midlene er tenkt brukt til, og forklaring hva midler fra forrige tildeling har gått til (kun studentsosiale midler) og resterende sum fra forrige utdeling dersom det er noe igjen.  
  
  

Foreninger over søkesum 50.000 kr (sammenlagt drift og investering): 

• Det som kreves at alle søknader må inneholde (se over) 
• Utfylt søknadsrapport.   
• Budsjett for høst- og vårsemesteret (kun studentsosiale midler) 
• Begrunnelse av viktighetsgrad på det som søkes om (eks. hvis en forening søker om drakter/uniformer er det fint å legge ved et bilde som understreker behovet)  
• Regnskap av brukte midler fra forrige semester (kun studentsosiale midler) 
  
  

Foreninger som søker mellom 5500,- og 7500,- i grunnstøtte trenger:  

• Organisasjonsnummer  
• Medlemsliste (unntak: linjeforeninger)  

Om du er et studentdemokrati/studentråd ved et universitet eller høyskole som er tilknyttet SiA, gjelder følgende søknadsprosess: 

De øverste studentdemokratiene (studentråd/studentparlament på UiA, NLA, Noroff, Fagskolen og Ansgar) som representerer mellom 100 og 5000 studenter og betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året. Studentdemokratiene inkluderer Studentorganisasjonen i Agder, Studentrådet ved Ansgar, Studentrådet ved NLA, Studentrådet ved Fagskolen i Agder og Studentparlamentet til Noroff.  De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål.

Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til, men de må forholde seg til retningslinjene som er gitt (ref. “hva støtter ikke studentsosiale midler”). Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år. De øverste studentdemokratiene som søker kun grunnbevilgning/eller søkesum under 50.000 følger søknadsprosess “Foreninger under søkesum 50.000,-” (se over).  

Studentaktiviteter kan inngå en økonomisk avtale med VT. 

Avtalen utarbeides individuelt mellom studentforeninger og VT. Hvordan foreningen får tildelt midler vil reguleres av samarbeidsavtalen. Formålet med økonomisk avtale er at den skal dekke de faste utgiftene som er essensielle for driften av foreningen.  

Det er ikke anledning å søke midler på det som samarbeidsavtalen allerede dekker.  

Ønsker foreningen å søke midler ut over samarbeidsavtalen må ordinær søknad sendes. 

Ønsker din forening å forhøre seg om mulighet for økonomiske avtale? Ta kontakt med: ssm@vt-agder.no  

De økonomiske avtalene reguleres etter SiA sitt budsjett for studentsosiale midler hvert kalenderår.  

Nye studentforeninger kan søke oppstartsmidler utenfor ordinær søknadsfrist. For å gjøre dette kontakter man ssm@vt-agder.no  

Er du en forening som har startet opp igjen? Kontakt på ssm@vt-agder.no for å høre om muligheten for støtte.  

• Alkohol 
• Privat utstyr, lisens og opplæring (OBS: unntak eks. Studentjuristen – ta kontakt om du er usikker på om din forening er et unntak på ssm@vt-agder.no)
• Lønn/honorar  
• Gaver/reklamegaver 
• Sosiale arrangement 

Vedtatt 08.02.23