Retningslinjer for utvalgene

Forkortelser: Arbeidsutvalget – AU.

Fordelingsutvalget – FU.

Velferdstinget i Agder – VT. 

Studentsamskipnaden i Agder – SiA.

Studentsosiale midler – SSM.  

«Retningslinjer for Fordelingsutvalget» sier hvordan FU skal forvalte sitt verv, og retningslinjene er vedtatt av VT. Som vedlegg ligger en oversikt over ansvarsområder knyttet til arbeid i utvalget. 

Mandat

Fordelingsutvalget (FU) behandler og innstiller på tildelinger av Studentsosiale midler (SSM). Midlene ligger i fond som opprettes av Velferdstinget (VT). FUs mandat, samt retningslinjene til VTs fond vedtas av VT.  

Sammensetning

Medlemmer i FU velges under valgforsamlingen til VT. Virkeperioden bestemmes av vedtektene for VT (jf. “Vedtekter for Velferdstinget i Agder”, § 8). FU består av inntil 6 medlemmer, hvor minst to utdanningsinstitusjoner er representert. En institusjon kan ha alle vervene i FU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. Minst to institusjoner bør være representert på et møte. Det er uforenelig å være medlem i FU og representant i VT. Nestleder i Arbeidsutvalget (AU) har møteplikt og er sekretær i FU-møtene.   

Vedtaksdyktighet

FU må kontaktes innen søknadsfristen for SSM for å planlegge møtedatoer, og 50% av medlemmene er til stede på møtet. Nestleder er ansvarlig for innkalling til FU-møter.   

Forventet arbeidsomfang

Arbeidsspråket i FU er norsk. De som stiller til vervet må være komfortable med å benytte norsk som arbeidsspråk i arbeidsmøtene, med foreningene og i møte med VT. Arbeidsmengden under hver søkeperiode (høst/vår) er påberegnet til omtrent 4-5 møter, samt meldingskorrespondanse i forkant. I tillegg skal FU stille på formøte med VT før tildelingsmøtet for SSM (SSM-møtet), og delta på SSM-møtet. Arbeid utover dette kan forekomme.  

Stikkprøve

FU og VT har mandat til å kreve at stikkprøver av utdelte SSM-midlers bruk gjennomføres. Nestleder har ansvar for å gjennomføre stikkprøven, men kan samarbeide med FU og økonomi-direktør i SiA dersom de har kapasitet.

Sanksjonsmuligheter

Dersom en studentforening bryter med retningslinjene for SSM kan det ilegges sanksjoner. AU gir en innstilling på alvorlighetsgraden av bruddet og hvilke sanksjoner som skal ilegges, og kan samarbeide med FU om denne innstillingen. Deretter løftes saken på førstkommende VT-møte, der VT beslutter hvilke sanksjoner som ilegges. Saker angående brudd på retningslinjene i VT er lukket. Foreninger kan ikke fratas grunnstøtte som sanksjon, men kan miste muligheten til å søke drifts- og investeringsmidler opp til to semestre.

Ansvarsområder 

  Fordelingsutvalget (FU)

• FU følger Retningslinjer for studentsosiale midler og behandler søknader til SSM.
• FU har følgende ansvar for VTs fond:
  • SSM: FU mottar alle søknader unntatt søknader om grunnstøtte. FU innstiller på søknader med totalsum opptil 150 000,- og legger dette frem for VT, som har vedtaksmyndighet.
  • Investeringsfondet: FU kan innstille på hvorvidt midler skal hentes ut fra Investeringsfondet til bruk i SSM, i forbindelse med søknadsbehandling. Saken skal løftes til VT på førstkommende VT-møte.
• Deltar på SSM-kurset på høsten.
• Avholder møter i den ordinære behandlingsperioden (etter 5.april og 5.oktober).
• FU har et formøte med VT i forkant av SSM-møtet, der de skal orientere om innstillingene sine, samt svare på spørsmål fra VT. Her skal FU også
  redegjøre for prosentsatsen de har innstilt på, slik at VT vet omfanget av FUs tildeling og hvorvidt de kan tildele mer midler enn det de allerede har innstilt.
• På SSM-møtet skal FU legge frem sine innstillinger som er relevante sakene.
• FU kan legge frem større diskusjonspunkter på SSM-møtet og gi respons til uttalelsene fra søkerne for VT.
• FU sine innspill er ønsket på de VT-møtene hvor retningslinjene til SSM blir diskutert, og andre relevante temaer.
• Nestleder skal sammenfatte en kort SSM-rapport om semesterets tildeling, FUs arbeidsprosess og hvilke styrende prinsipper FU har brukt i sin innstilling det gitte året. Rapporten skal inkludere forslag til eventuelle endringer av FUs mandat eller retningslinjene for VTs fond, og den skal presenteres for AU innen rimelig tid.
• En av FUs representanter skal gjennomgå oversikten over vedtatte driftsmidler før nestleder oversender dette til SiA for utbetaling.
• FU har taushetsplikt i de saker og om de opplysninger de tilegner seg gjennom sitt verv.  

Ansvarsområder for resterende parter

Nestleder i AU 

• Sikre at opplæring til FU gis.
• Kaller inn til FU-møter. Har møteplikt på disse og skal være sekretær i møtene.
• Skal lagre og oppbevare viktige dokumenter relatert til FU sitt arbeid.
• Skal utarbeide et internt semesterhjul/årshjul i FU
• Sikre kontakt med økonomiavdelingen i SiA og holde oversikt over beholdningen i de ulike fondene.
• Avholder det obligatoriske søkerkurset i forkant av hver søknadsfrist om SSM.
• Har ansvar for å gjennomgå søknader og etterspørre manglende dokumentasjon før når søknader om SSM gjennomgås av FU/AU.
• Oppfordre foreningene som klager til å møte på VT-møtene selv, for å presentere saken sin.
• Oversende oversikt over vedtak om tildeling av driftsmidler til økonomiavdelingen i SiA etter dobbeltsjekk og godkjenning av et FU-medlem, og VT-leder skal stå på kopi.
• Ved behov gjennomføre stikkprøver på regnskap knyttet til utdeling av fondene i samarbeid med SiA og FU.

VT 

• Vedtar retningslinjene til VTs fond, som FU må følge.
• FU står ansvarlig til VT og VT kan stille mistillit til medlemmer i FU.
• VT vedtar tildelingen av SSM midler og avgjør hvorvidt de ønsker å følge FUs innstillinger til søknadene og behandler klagesaker tilknyttet SSM på et eget møte.
• VT er klageinstans for alle SSM-søknader.
• VT kan vedta å omfordele midlene i tildelingen på SSM-møtet, uavhengig FUs innstillinger. Slik omfordeling kan ikke gjøres på måter som går over 60%grensen for tildeling per semester.
  
  

AU 

• Nestleder legger frem SSM-søknadene til godkjenning for AU, som vedtar tildeling av grunnstøtte og orienterer VT i etterkant.
• AU har mandat til å skrive økonomiske avtaler med foreninger som oppfyller kravene omtalt i retningslinjer for økonomiske avtaler. Endelig vedtak av økonomisk avtale må godtas av VT.

Økonomiavdelingen i SiA 

• Bistår FU i deres arbeid.  
• Avholder økonomidelen av søkerkurset i forkant av hver søknadsfrist.   
• Er ekstra tilgjengelige for spørsmål tilknyttet til SSM når FU har møter.  
• Gjennomfører selve utbetalingen av tildelte midler i VTs fond, etter vedtak av FU, AU eller VT.   
• Bistå når FU beslutter å gjennomføre stikkprøve på regnskap knyttet til utdeling av fondene i samarbeid med FU og organisatorisk nestleder i AU.   

• Revidert 22.04.2021Revidert 06.04.2022
  Revidert 15.03.2023
  Revidert 06.11.2024

Forenklet oversikt over ansvarsområdene 

Sammensetning

Valgkomiteen velges av Velferdstinget, og består av representanter fra minimum to medlemsinstitusjoner og består av maksimalt fem personer. En institusjon kan ha alle vervene i Fordelingsutvalget dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner. De øverste studentdemokratiene på hver utdanningsinstitusjon har ansvar for å fremme kandidatur fra egen utdanningsinstitusjon.

Mandat

a) Valgkomiteen skal rekruttere kandidater til de verv omtalt i §1 Virkeområde i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.

b) Valgkomiteen skal intervjue kandidatene og på andre måter skaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for sin innstilling. Valgkomiteens innstilling, fullstendig kandidatliste og en kort presentasjon av alle kandidatene skal foreligge skriftlig ved valgforsamlingens begynnelse. Ved delt innstilling, skal begge framføres. Kandidatene skal fremstilles på så likt grunnlag som mulig.

c) Valgkomiteen skal redegjøre for sitt arbeid for valgforsamlingene.

d) Valgkomiteen skal rekruttere nye kandidater når representanter trekker seg før endt periode. Prosedyre for suppleringsvalg er regulert i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder. Se §2.9 Suppleringsvalg i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.

Sist revidert 22.04.21

Sammensetning

Kommunikasjonsutvalget (KU) velges av Velferdstinget i Agder (VT). VT velger seks medlemmer til kommunikasjonsutvalget med minimum to av institusjonene representert.

En institusjon kan ha alle vervene i KU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner.

AU og KU har ansvar for å fremme valg på alle utdanningsinstitusjonene.

Mandat 

a) KU skal lage en arbeidsplan i starten av hvert semester.

b) KU skal sammen med kommunikasjonsansvarlig komme med forslag og utarbeide utkast til materiell som kan publiseres på nettsiden, Facebook, Instagram og andre relevante arenaer.

c) Kommunikasjonsansvarlig kan utpeke prosjektledere fra KU i forbindelse med prosjekter og kampanjer.

d) Kommunikasjonsansvarlig har oppfølgingsansvar ovenfor utvalget.

e) KU kan motta ekstra oppgaver fra Arbeidsutvalget i løpet av året.

f) KU skal til enhver tid være på utkikk etter nye måter å promotere VT på.
                                                                                                                                                             

Vedtatt 22.04.21
Revidert 06.11.24