Tilbakemelding til VT
Facebook
Et levende og mangfoldig studentsosialt tilbud er viktig for det totale læringsmiljøet. Derfor ønsker Velferdstinget i Agder (VT) at de studentsosiale midlene brukes til å skape grobunn for nye studentaktiviteter, og til å opprettholde de eksisterende studentaktivitetene. Dette betyr ikke nødvendigvis å fullfinansiere driften til aktivitetene, men å gi støtte. For å søke må søknadsskjemaet for SSM fylles ut og sendes til ssm@vt-agder.no.
Dette kan lastes ned her: Søknadsskjema for SSM
De studentsosiale midlene (SSM) skal gi støtte til studentforeninger i Agder. Målet med SSM er å skape flere foreninger, og bidra til at eksisterende foreninger kan vokse og driftes videre. SSM skal aktivisere så mange studenter som mulig, med fokus på mangfold. SSM skal også fungere som et forebyggende tiltak mot psykisk uhelse og utenforskap blant studenter. Det kan søkes om midler til daglig drift og midler til å investere i utstyr for å skape aktivitet.
Midlene er øremerket til studentforeningene, som betyr at midlene kun skal brukes til den angitte aktivitet, prosjekt eller formål. Fordelingsutvalgt (FU) kan gjennomføre stikkprøver dersom de ser behov for dette. Det er mange søkere til SSM, og studentforeningene kan ikke belage seg på at midlene fullfinansierer driften. Velferdstinger i Agder (VT) oppfordrer derfor studentforeningene til å skaffe seg annen inntekt i tillegg. Foreningene vil ikke få avkortet tildeling for dette i søknadsprosessen.
Alle linjeforeninger, studentaktiviteter og studentråd ved høyskoler og universitet tilknyttet Studentsamskipnaden i Agder (SiA) kan søke om midler.
Kriterier for søkere:
· Ha et eget organisasjonsnummer med tilhørende konto
· Ha leder og økonomisk ansvarlig
· Søkeren må ha minimum 10 medlemmer, og minst 80% av foreningen må være studenter tilknyttet SiA
· Økonomiansvarlig må stille på søkerkurs for at foreningen skal kunne søke midler fra VT
· Foreninger må svare på e-post innen gitte frister, eksempelvis når det gjelder å ettersende dokumentasjon
· Penger fra SSM må oppbevares på en egen konto
Trakasserende atferd og hets til medlemmer av Arbeidsutvalget (AU) eller Velferdstinget (VT) vil kunne medføre konsekvenser. Eksempelvis skriftlig advarsel eller karantenetid fra å
søke om midler. Dersom SSM brukes på andre formål enn det som er vedtatt av Velferdstinget er dette grunnlag for sanksjoner. Hvordan stikkprøver utføres, og hva slags sanksjoner som gis i disse tilfellene står skrevet i Retningslinjene for Fordelingsutvalget.
Søknadsfrist for studentsosiale midler er 5.oktober på høstsemesteret, og 11. april på vårsemesteret. Søknadsfristen på vårsemester skal bli tilpasset røde dager i påsken. Søknader sendes til ssm@vt-agder.no
Studentsosiale midler behandles i Velferdstingets møter. På høsten er dette et eget møte i november og på våren er dette et eget møte i mai. Møtene er åpne for alle, og informasjon om hvordan studentforeningene kan delta på møtene gis på mail i forkant av tildelingsmøtene.
Fire uker før søknadsfrist vil det avholdes økonomikurs og søkerkurs for å forberede foreningene på søknadsprosessen. Tid og sted for kurset vil legges ut i Arrangementkalenderen til SiA og mail vil sendes til foreningene.
Søknadsbehandling
FU behandler søknadene etter gjeldende retningslinjer vedtatt at VT.
· Frist for ettersendt dokumentasjon er syv arbeidsdager etter søknadsfrist.
· FUs innstillinger blir publisert på VT sin nettside to uker før SSM-møtet
FUs mandat
FU innstiller på alle søknader, mens det er Arbeidsutvalget (AU) som behandler grunnstøtte. Foreningene kan klage på alle innstillinger på tildelingsmøtet. På denne måten vil tildelingsmøtene kun omhandle poster som VT-representanter selv ønsker å løfte, og de som foreninger ønsker å uttale seg på. Resten godkjenner VT innstillingene på i et felles vedtak.
VTs mandat
For VT er det mulig å gjøre omdisponeringer innenfor de rammene som det er lagt opp til i budsjettet. Det vil ikke være mulig å tildele mer enn 60% av årets totale budsjett for tildeling per semester.
Grunnstøtte
Grunnstøtte går til utgifter av den art som er skissert under. En forening søke om 5500-7500 kroner basert på organisasjonens størrelse. Man søker om grunnstøtte som en post i søknaden, og foreningen skal ikke oppgi dette som egne poster. Grunnstøtte tildeles ikke automatisk, foreninger som ønsker dette må søke om det.
Eksempel på hva foreninger kan bruke grunnstøtte på:
· Domeneleie, bankgebyrer, kontorrekvisita og kopiering
· Promotering av forening og aktivitet
· Promoteringsmateriale (roll-up, profilseringsklær o.l.)
· Møtemat
· Servering på arrangement eller betaling av arrangementsrelaterte utgifter
· Honorar
Følgende fordeling gjelder:
|
Antall medlemmer i organisasjonen |
Støtte man kan søke om |
|
Opptil 30 medlemmer |
5500,- |
|
31-50 medlemmer |
6500,- |
|
Flere enn 50 medlemmer |
7500,- |
Driftsmidler
Driftsmidler er forbrukskostnader som en forening har hvert semester (eks. halleie, strøm, idrettsavgifter, førstehjelpsutstyr). Ettersom det er mange søkere er maks tak for hva en forening kan søke i drift pr. semester 50.000,-. Summen er regulert etter SiA sitt budsjett for studentsosiale midler.
Investeringsmidler
Investeringsmidler er ment å dekke utgifter som er mer varige enn et semester, og som foreningene ikke nødvendigvis søker hvert år/engangskjøp. VT minner om at foreninger som har organisasjonsnummer kan kreve faktura ved kjøp. Maks tak for investeringsmidler er 100 000,- og er regulert etter SiA sitt budsjett for SSM.
· Kan foreningen betale for postene som er tildelt? Send inn bilag/faktura på at posten er betalt. Pengene vil da bli refundert til foreningens kontonummer.
· Kan ikke foreningene betale for postene som er tildelt? Foreningen krever faktura hos leverandør og sender den ubetalte fakturaen til ssm@vt-agder.no
· Dersom det er moms eller toll må det i søknaden oppgis et estimat om foreningen ikke kan komme med et konkret tall.
· Ved enkeltpost på over 50.000 kroner forventes det av foreningen dekker 10% av utgiften. Det skal vises i budsjett hvordan dette skal dekkes inn.
Avhengig hva/hvor mye en studentforening søker skal følgende legges ved i søknaden.
Linjeforeninger har unntak fra å sende medlemslister. Skulle din forening ha behov for unntak, send mail til ssm@vt-agder.no minst en uke før den ordinære søknadsfrist er.
Det minnes om at Grunnstøtte alltid må søkes om som eget punkt i søknaden, og at dersom foreninger bare søker Grunnstøtte må søknaden inneholde:
Dersom foreningen søker utover grunnstøtte, skal følgende legges ved i søknaden:
Alle søknader må inneholde:
Om du er et studentdemokrati/studentråd ved et universitet eller høyskole som er tilknyttet SiA, gjelder følgende søknadsprosess:
De øverste studentdemokratiene (studentråd/studentparlament på UiA, NLA, Noroff, Fagskolen og Ansgar) som representerer mellom 100 og 5000 studenter og betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 15.000 kr i året. Studentdemokratiene inkluderer Studentorganisasjonen i Agder, Studentrådet ved Ansgar, Studentrådet ved NLA, Studentrådet ved Fagskolen i Agder og Studentparlamentet til Noroff. De øverste studentdemokratiene som representerer mer enn 5000 studenter, som betaler semesteravgift til SiA, kan innvilges inntil 50.000 kr i året til samme formål.
Studentdemokratiene avgjør selv hva pengene skal brukes til, men de må forholde seg til retningslinjene som er gitt (ref. “hva støtter ikke studentsosiale midler”). Studentdemokratiene kan velge å søke for et semester eller et helt år. De øverste studentdemokratiene som søker kun grunnbevilgning/eller søkesum under 50.000 følger søknadsprosess “Foreninger under søkesum 50.000,-” (se over).
Studentaktiviteter kan inngå en økonomisk avtale med VT.
Avtalen utarbeides individuelt mellom studentforeninger og VT. Hvordan foreningen får tildelt midler vil reguleres av samarbeidsavtalen. Formålet med økonomisk avtale er at den skal dekke de faste utgiftene som er essensielle for driften av foreningen.
Det er ikke anledning å søke midler på det som samarbeidsavtalen allerede dekker.
Ønsker foreningen å søke midler ut over samarbeidsavtalen må ordinær søknad sendes.
Ønsker din forening å forhøre seg om mulighet for økonomiske avtale? Ta kontakt med: ssm@vt-agder.no
De økonomiske avtalene reguleres etter SiA sitt budsjett for studentsosiale midler hvert kalenderår.
Nye studentforeninger kan søke oppstartsmidler utenfor ordinær søknadsfrist. For å gjøre dette kontakter man ssm@vt-agder.no
Er du en forening som har startet opp igjen? Kontakt på ssm@vt-agder.no for å høre om muligheten for støtte.
Dersom det begås lovbrudd, ved for eksempel tilfeller av underslag eller bedrageri, med midler fra SSM, er foreningen selv ansvarlig for å politianmelde og følge opp saken, og skal orientere AU om saken fortløpende. AU reserverer retten til å nekte foreningen SSM i 1 år dersom saken ikke blir tatt videre av forening. Om det er foreningen i sin helhet, altså med involvering fra alle i styret, som har begått kriminelle handlinger faller dette ansvaret over på AU.
Vedtatt av Velferdstinget 16.03.16
Revidert av Velferdstinget 18.10.16
Revidert av Velferdstinget 15.03.17
Revidert av Velferstinget 13.09.17
Revidert av Velferdstinget 30.01.19
Revidert av Velferdstinget 29.01.20
Revidert av Velferdstinget 09.02.21
Revidert av Velferdstinget 08.02.23
Revidert av Velferdstinget 10.01.24
Velferdstinget i Agder (VT) er behandlingsansvarlig av personvernopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. I denne personvernerklæringen forklarer vi hva slags personopplysninger vi lagrer og hvordan vi behandler de. Denne personvernerklæringen gjelder for studentforeningers medlemslister i forbindelse med utdelingen av Studentsosiale midler (SSM).
Vi behandler følgende kategorier av personvernopplysninger:
- Medlem av en spesifikk studentforening: Navn på studentforeningen
- Grunnleggende informasjon: Navn
- Studentnummer: Studentnummer studenter i Norge får ved høyere utdanning
Personopplysningene samles inn fra styret i foreningen i forbindelse med utdelingen av SSM. Det er derfor foreningen som er behandlingsansvarlige for opplysningene. Det betyr at foreningen selv må vurdere hvordan personopplysningene behandles. Dersom et medlem eller tidligere medlem ønsker å få slettet opplysninger må de ta kontakt med foreningen, som deretter har ansvar for å opplyse VT. Dette er i henhold til Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). For å ivareta personvernet til foreningens medlemmer på best mulig måte i søknadsprosessen kan foreningen din gjøre følgende:
Det er et krav at alle studentforeninger som søker SSM må ha minst 80% studenter. Den eneste måten VT kan forsikre seg om dette er gjennom medlemslister inkludert studentnummer. Bakgrunnen for innhenting av personopplysninger er studentenes berettigede interesse og kvalitetssikring av informasjon. Det kan gjøres unntak for foreninger som er politiske, religiøse, knyttet til filosofisk overbevisning eller tilknyttet seksuelle forhold og legning. Dersom din forening ønsker unntak for personvernsopplysninger, må det sendes mail til ssm@vt-agder.no senest en uke før søknadsfristen går ut.
Opplysningene blir mottatt på mail med totrinnsverifisering, og blir oppbevart på SiA sitt område hos Microsoft. Totrinnsverifiseringen er gjennom en engangskode som mottas på SMS, og passord som brukes til innlogging på mail. Det er kun leder av VT, organisatorisk nestleder og rådgiver fra SiA-Studentliv som har tilgang på informasjonen. Medlemslistene slettes etter tre år, slik at stikkprøver kan gjennomføres og for at søknadshistorikken bevares noen år tilbake. Denne ordningen er utarbeidet med veiledning fra Datatilsynet og er et adekvat sikkerhetsnivå for denne typen personopplysninger.
Dersom du har spørsmål vedrørende personvern, eller ønsker å utøve noen av dine rettigheter, ta kontakt med oss på organisatorisk@vt-agder.no